nhà tuyển dụng quan tâm bạn cần biết để ứng tuyển thành công trong clip trước mang tên nghề quản lý hành chính là gì thì tôi đã cùng với các bạn biết một cách tổng quan về công việc quản lý hành chính tại các doanh nghiệp rồi đúng không ạ? Ờ trong clip này, tôi sẽ cùng với các bạn đi chi tiết vào những nhiệm vụ chính của bộ phận quản lý hành chính.
Từ đó thì tôi hy vọng các bạn sẽ hiểu rõ hơn và biết công việc mình sẽ phải làm nếu mà các bạn đi theo nghề này ạ. Nhóm công việc thứ nhất của công việc quản lý hành chính đó chính là quản lý văn phòng hay là nhà máy hay nói một cách tổng quan là quản lý cơ sở vật chất của công ty, công việc quản lý văn phòng thì sẽ bao gồm cụ thể như sau. Tìm kiếm và phụ trách việc thương lượng thuê mướn, địa điểm đặt văn phòng hay là nhà máy hay là công ty phụ trách việc mua sắm, quản lý và bảo quản, sắp xếp tài sản của công ty, bao gồm từ bàn ghế, máy tính, máy in giấy in, các loại máy móc và các trang thiết bị khác cho đến những cái vật dụng nhỏ nhất của công ty như là ly chén, đĩa hay là nước uống quản lý tài sản thì thực ra không hề đơn giản một chút nào ạ, đặc biệt là những cái tài sản tiêu hao hằng ngày như là giấy in mực in. Hay thậm chí là bút viết về các bạn thấy là chặn nhân viên ở trong các công ty thường có xu hướng sử dụng tài sản công để làm việc tư chẳng hạn. Nếu mà bạn đi làm, bạn sẽ thấy là có rất nhiều đồng nghiệp xung quanh. Bạn sẽ in tài liệu cá nhân ở công ty, nếu mà ai cũng làm như vậy thì chi phí mà công ty phải bỏ ra là rất lớn. Trách nhiệm quản lý vấn đề này thuộc về bộ phận quản lý hành chính ạ. Còn tại các công ty lớn hay là các nhà máy lớn thì phải có đội ngũ bảo vệ đông đảo mới có thể bảo vệ được tài sản của công ty khỏi kẻ trộm từ bên ngoài vào vào công việc này, trách nhiệm này cũng sẽ thuộc bộ phận quản lý hành chính ạ. Nhiệm vụ tiếp theo đó là đảm bảo công tác vệ sinh chung cho toàn công ty đối với vấn đề vệ sinh thì tại các công ty nhỏ, mọi việc có vẻ đơn giản hơn, chỉ cần thuê một hoặc vài nhân viên phụ trách là đủ hay là thuê một bên thứ 3 phụ trách, nhưng mà tại các công ty sản xuất lớn thì vấn đề vệ sinh luôn là vấn đề nổi cộm và đôi khi rất đau đầu ạ. Bởi vì đông người và diện tích lớn nên ý thức của mỗi người không giống nhau. Đội ngũ làm công tác vệ sinh sẽ vô cùng vất vả và những người chịu trách nhiệm cuối cùng. Cũng sẽ là bộ phận quản lý hành chính ạ. Nhiệm vụ tiếp theo nữa đó là vấn đề an toàn. Đây là một trong những cái nhiệm vụ rất nặng nề của bộ phận quản lý hành chính. Ở những cái văn phòng nhỏ thì có thể thấy vấn đề an toàn, đơn giản hơn, chẳng hạn như là sắp xếp, bố trí sao cho mọi người làm việc trong điều kiện an toàn. Nhưng mà ở các nhà máy sản xuất lớn hay là những công ty xây dựng thì đây là vấn đề cực kỳ đau đầu. Chỉ cần một sơ suất nhỏ là sẽ có thể phải trả giá= cả tính mạng của nhân viên ở nhiều công ty lớn thì an toàn và sức khỏe có thể tách ra. Thành một nhánh riêng nhưng mà các công ty phần lớn đều đặt dưới sự quản lý của bộ phận quản lý hành chính ạ. Nhiệm vụ kế tiếp đấy là đảm bảo hệ thống phòng cháy chữa cháy luôn ở trong tình trạng sẳn sàng và khi có hỏa hoạn xảy ra thì có thể dập tắt hỏa hoạn, kịp thời hiệu quả và công ty luôn tuân thủ mọi quy định của pháp luật về phòng cháy chữa cháy ạ. Cái nhiệm vụ cuối cùng trong nhóm công việc này đấy là kiến tạo và chăm sóc cảnh quan trong văn phòng nhà máy, chẳng hạn như là các bạn thấy là chăm sóc cây xanh hay là tiêu diệt côn trùng vân vân để đảm bảo rằng là môi trường làm việc luôn ở trong trạng thái tốt nhất có thể ạ? Bây giờ chúng ta chuyển sang nhóm công việc thứ 2, đó là lễ tân. Công việc lễ tân thì sẽ bao gồm là việc chào đón khách đến công ty, trực tiếp sắp xếp chỗ ngồi hay là phòng họp cho khách, chuẩn bị nước uống cho khách trong những cái cuộc họp giữa lãnh đạo và nhân viên của công ty thì bộ phận quản lý hành chính sẽ đảm nhận luôn việc chuẩn bị cơ sở vật chất như là phòng ốc, nước uống, trà, cà phê hay là bánh trái, hoặc là trả lời các cuộc điện thoại đến chuyển chúng đến những nhân viên có liên quan hay là tiếp nhận, trưng bày, chuyển báo tạp chí hay thư từ cho các bộ phận cá nhân có liên quan trong công ty ạ. Nhóm công việc thứ 3 đấy là các công việc liên quan đến bảo hiểm và sức khỏe. Ở nhóm công việc này thì cụ thể công việc sẽ như sau, đó là liên lạc lựa chọn và mua bảo hiểm, tài sản các loại bảo hiểm bắt buộc liên quan để đảm bảo là công ty có thể vận hành theo đúng quy định của pháp luật. À có nhiều công ty mua thêm bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên. Bên cạnh những cái loại bảo hiểm bắt buộc của pháp luật thì bộ phận quản lý hành chính cũng được giao nhiệm vụ tìm và mua những cái gói bảo hiểm phù hợp ạ. Ngoài ra thì bộ phận quản lý hành chính còn sắp xếp và đảm bảo việc khám sức khỏe định kỳ hàng 5 của nhân viên được thực hiện theo đúng quy định của công ty và quy định của pháp luật ạ. Nhóm công việc thứ tư, đấy là các công việc có liên quan đến di trú và các phương tiện đi lại về di trú thì rõ nét nhất phải kể đến là việc đặt vé máy bay, đặt khách sạn cho cán bộ, công nhân viên của công ty đi công tác và ngược lại, phối hợp với đối tác để đặt khách sạn, sắp xếp các phương tiện đi lại cho khách của công ty đến công tác ạ. Trong trường hợp cán bộ, công nhân viên đi công tác nước ngoài hay là khách nước ngoài của công ty đến Việt Nam thì bộ phận quản lý hành chính sẽ phụ trách luôn vấn đề liên quan đến visa. Và mua bảo hiểm du lịch ạ? Về phương tiện đi lại à thì sẽ quản lý đội ngũ xe của công ty, bao gồm cả tài xế để đảm bảo xe chỉ phục vụ cho mục đích công việc không bị sử dụng cho mục đích cá nhân và các tài xế phải được sắp xếp sao cho hợp lý. Với lịch trình di chuyển của cán bộ công nhân viên, đặc biệt là tại các công ty lớn, nạn trong trường hợp thuê xe thì sẽ phải làm việc với đối tác để đảm bảo là họ điều động xe tài xế hợp lý theo đúng thỏa thuận của cả 2 bên ạ. Nhóm công việc thứ 5 đấy là các công việc liên quan đến đời sống vật chất của cán bộ, công nhân viên tại nơi làm việc. Ở trong nhóm công việc này thì cụ thể bộ phận quản lý hành chính sẽ làm những công việc như sau, đó là đảm bảo nguồn nước uống luôn được cung cấp đầy đủ và vệ sinh theo đúng tiêu chuẩn chuẩn, xin lỗi theo đúng tiêu chuẩn nhưng lại không bị lãng phí ạ, đảm bảo cung cấp đầy đủ các loại thực phẩm như là bánh trái trà, cà phê cho các phòng ban theo đúng quy định của công ty. Trong trường hợp mà công ty cung cấp bữa ăn miễn phí cho cán bộ, công nhân viên thì toàn bộ những gì liên quan đến căng tin và đến bữa ăn thì đều do bộ phận quản lý hành chính phụ trách ạ. Đối với những công ty có số lượng công nhân viên lớn vài ngàn trở lên thì đây cũng là một thách thức rất lớn bởi vì vấn đề an toàn thực phẩm luôn là vấn đề rất đau đầu, khó kiểm soát ạ. Nhóm công việc thứ 6, tổ chức các hoạt động và các sự kiện nội bộ, các sự kiện và các hoạt động nội bộ sẽ bao gồm cả các sự kiện thường niên như là tất niên của công ty nghỉ giữa hằng 5 và các sự kiện không thường xuyên, chẳng hạn như là kỷ niệm bao nhiêu 5 công ty thành lập chẳng hạn, hay là nhân dịp công ty được cái giải thưởng gì đó đột xuất. Ngoài ra thì còn có thể tổ chức các phong trào thi đua trong công ty, ví dụ như là thi h thi người đẹp vân vân với những cái hoạt động và các sự kiện nội bộ này thì. Cũng có những công ty đặt trách nhiệm dưới bộ phận nhân sự. Tuy nhiên thì phần lớn các công ty sẽ để bộ phận quản lý hành chính phụ trách ạ. Do vậy, nếu mà bạn có ý định theo đuổi công việc quản lý hành chính thì cũng nên xác định đây là một phần của công việc mà bạn sẽ phải làm ạ. Nhóm công việc thứ 7 đó là tìm kiếm, lựa chọn và quản lý các nhà thầu. Đến đây thì các bạn thấy công việc của bộ phận quản lý hành chính rất nhiều đúng không ạ? Nhưng mà trên thực tế thì các nhân viên của bộ phận quản lý hành chính không phải trực tiếp làm tất cả mà mỗi loại công việc đều có công ty cung cấp dịch vụ thực hiện, chẳng hạn như là vệ sinh thì kể sẽ có công ty cung cấp dịch vụ vệ sinh, bảo vệ sẽ có công ty cung cấp dịch vụ bảo vệ, chăm sóc cây sanh diệt côn trùng hay là xe cộ cũng như vậy. Và trên thực tế thì các công ty luôn có xu hướng sử dụng các công ty dịch vụ để hạn chế bớt việc phải quản lý trực tiếp quá đông nhân công. Tiết kiệm được chi phí mà vẫn đảm bảo là yêu cầu của công việc được thực hiện theo đúng quy định ạ. Trong trường hợp này thì bộ phận quản lý hành chính sẽ có trách nhiệm tìm kiếm, lựa chọn các nhà thầu đủ tiêu chuẩn với giá dịch vụ cạnh tranh, sau đó thì 2 bên sẽ hợp tác và làm việc chặt chẽ với họ để đảm bảo là dịch vụ mà công ty nhận được sẽ theo đúng tiêu chuẩn mà 2 bên đã thoả thuận ạ. Nhóm công việc thứ 8 đó là đưa ra các quy trình, quy định và hướng dẫn liên quan đến việc sử dụng tài sản của công ty hay là an toàn sức khỏe. Vệ sinh vân vân, chúng ta không thể mong chờ mọi người trong một tập thể đều có ý thức như nhau. Do vậy mà quy trình quy định luôn rất cần thiết trong mọi bộ phận đối với bộ phận quản lý hành chính thì cũng không có ngoại lệ, họ sẽ phải đưa ra các quy định, các hướng dẫn cho toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong công ty khi sử dụng tài sản của công ty mà thuộc phạm vi quản lý của họ, chẳng hạn như là nhá. Cái quy định liên quan đến việc sử dụng xe công ty những quy định liên quan đến phòng cháy chữa cháy, những quy định liên quan đến sử dụng văn phòng phẩm vân vân, tất cả đều hướng tới mục đích là trợ giúp cho các bộ phận khác trong công ty để các bộ phận khác có thể hoạt động hiệu quả nhưng mà lại không lãng phí và gây ra những cái tiêu hao hay tổn hại không đáng có cho công ty ạ. Nhóm công việc thứ 9. Đó là quản lý, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ của công ty. Đây tưởng chừng như là một công việc đơn giản, nhưng mà trên thực tế nó lại đóng vai trò, rất là quan trọng ở những công ty không có bộ phận pháp chế thì bộ phận quản lý hành chính sẽ phụ trách luôn việc quản lý, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ của công ty một công ty khi hoạt động sẽ có rất nhiều loại giấy tờ khác nhau và gần như phòng ban nào cũng sẽ phụ trách cái loại giấy tờ của phòng ban đó. Vậy thì cái bộ phận quản lý hành chính sẽ lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ nào ạ? Câu trả lời là. Đó là những cái giấy tờ chung cho toàn công ty, chẳng hạn như là giấy phép đăng ký kinh doanh hay là các loại giấy phép có điều kiện khác. Và trong trường hợp mà giấy phép hết hạn thì bộ phận quản lý hành chính cũng sẽ phụ trách kế việc gia hạn ạ. Còn ở những cái công ty mà có bộ phận pháp chế riêng thì thường những cái công việc này lại thuộc bộ phận pháp chế ạ. Trên đây là 9 nhiệm vụ chính mà bộ phận quản lý hành chính tại các công ty thường phải thực hiện.
Ngoài ra thì nếu công ty nào có thư viện thì bộ phận quản lý hành chính cũng sẽ đảm nhận việc mua sách và quản lý thư viện. Và trên thực tế thì bộ phận quản lý hành chính còn có thể phải đảm nhận những cái dự án đặc biệt mà cấp trên giao phó theo từng thời điểm cụ thể, có nghĩa rằng là với 9 nhiệm vụ 9 ở bên trên thì bộ phận quản lý hành chính còn có thể làm những cái nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên ạ. Ờ đó là những thông tin tôi muốn chia sẻ với các bạn về những cái nhiệm vụ chính của bộ phận quản lý hành chính trong các doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin tôi cung cấp giúp các bạn hiểu rõ hơn về công việc quản lý hành chính.