Nhắc lại bước không là xác lập mô hình Xem có nên kinh doanh hay không? Bước một là hoạch định chiến lược của kinh doanh. Bước 2, có chiến lược rồi mới đi xây dựng cơ cấu tổ chức. Phòng ban, bộ phận định biên nhân sự rõ chưa? Còn thông thường chúng ta làm thế nào? Chúng ta làm tổ chức ngay từ đầu hoặc làm tổ chức theo cái vẽ theo cái mà người ta đang nghĩ gì? Public ở trên mạng ấy. Thì xin thưa này, người ta phải ra được cách đánh. Chiến lược đánh rồi mới bài binh bố trận để đánh. Quy tắc là như thế nhắc lại này. Xác định cách đánh. Phương pháp đánh chiến lược đánh rồi mới bài binh bố trận để đánh. Chỗ chúng nó cần 2 thằng phó giám đốc. Chứ chỗ mình cần mỗi con thư kí là được. Nói chứ vì chiến lược của mình khác. Như vậy thì tuyệt đối không được xây dựng cơ cấu tổ chức trước.
Mà phải xây dựng cách chơi trước rồi mới đi tìm cơ cấu nào để chơi theo cách này. Bóng đá cũng thế đúng không? Nếu nó xác định chơi phòng ngự phản công nhanh thì nó bố trí đội hình nào? Còn nếu xác định chơi pressing tầm cao thì nó bố trí đội hình nào nó khác nhau chứ? Chứ tại sao lại ấn định một? Một đội hình mà đòi chơi với tất cả các thế trận. Vậy hoạch định chiến lược là hoạch định thế trận? Ta yếu cái gì, ta mạnh, cái gì là làm cái trận trước mà thế trận đấy có các chỉ số đo lường để đạt được chỉ số đo lường cần cái cơ cấu bộ máy nào để nó vận hành nó đạt được cái đó và từ cơ cấu bộ máy đó với yêu cầu của hệ thống kết quả đo lường mà KPS người ta mới ra được gì? Tiêu chuẩn nhân sự cho cái cơ cấu tổ chức đó chứ không phải tào lao được. Vậy bước kế tiếp? Tổ chức nhưng tổ chức xong thì phải trao quyền. Giao việc. Và tạo ra cơ chế để kiểm soát như vậy, muốn tạo cơ chế kiểm soát, muốn trao quyền giao việc thì phải có bộ máy làm sao? Kiểm soát, vận hành. Nghĩa là chú đến 18 tuổi thì chú cứ chạy xe ngoài đường. Nhưng đèn đỏ là chú phải biết dừng lại được không khi vào đường làn đường mà có phân làn cho ô tô và xe máy nhớ chạy cho đúng lại. Được chưa? Nếu lở có gây tai nạn thì ở đấy gọi công an đến giải quyết thủ tục trước, tuyệt đối không đánh người. Ví dụ như vậy thì gáy gọi là kiểm soát nội bộ giữa trưa, tức là các cơ chế kiểm soát vận hành. Vậy ngược trở về nếu không có cơ chế quản trị vận hành và kiểm soát đó thì không thể giao quyền được. Vì khi giao chúng ta không biết kiểm chứng kết quả và cho người ta cái quyền được làm gì đến đâu? Và vì thế, vì thế, khi không có kiểm soát nội bộ, chúng ta có xu hướng. Một là ôm đồm vì không tin nhân sự. 2 là giao nhưng vẫn không tin. Và cái sợ nhất là nói giao nhưng không có quyền, tức là gì có chức mà không có quyền. Bảo với nó là em từ tháng sau chú nên làm trưởng phòng nhân sự cho anh hoặc trưởng phòng tài chính kế toán cho anh. Nhưng mà nhân sự của ông thì ông về quê đấy, ông cậu, ông bảo, tao có đứa con gái nó mới ra trường đấy, học cái gì và học lớp 12. Ôi Xem thu xếp công việc cho nó, ông kéo đưa cháu lên ông dí vào đấy, ông bắt nó nhận người. Kp ý thì ông dao cho nó. Xong nhân sự thì ông bắt dùng người của ông. Thế nên lúc nó không hoàn thành thì nó bảo mày làm như. Sau này cười. Đấy, tức là nếu đã giao cho người ta thì phải để người ta có cái quyền tự quyết trong khuôn khổ nào đó. Bởi vì nó vận hành cái phòng đó thì nó phải có ekip của nó, nó mới làm được chứ phải không ạ? Mình làm việc cũng thế thôi, mình cũng cần ekip thì nhân sự của mình ở cấp trưởng bộ phận phòng ban, nó cũng cần ekip của nó. Bây giờ trong một cái phòng như vậy, có một cái đứa không biết làm việc gì, nhưng vì cháu sếp làm thì không làm, cứ ngồi hóng tai sang bên này sang bên kia, nó hở ra câu gì cái đi mé. Thì cái đó là cái phá hoại nhá, phá hoại tổ chức mà đôi khi chúng ta cái đấy là vì cái thiếu cái kỷ luật tổ chức và kinh doanh của chính ông chủ nó hại chính chúng ta. Như vậy, một khi đã đặt ra nguyên tắc của quản trị vận hành thì đầu tiên là sếp không được vi phạm. Và đến này tôi sẽ nói rõ hơn cái ý sếp mà hồi nãy tụi nó đánh* Ông đặt ra quy quy định và kế hoạch về tài chính dòng tiền, nhưng mà ngày mai nhà ông có việc ông điện em lấy cho anh 2 tỷ tiền mặt. Đấy, kế toán sùng sục ra ngân hàng bác về 2 tỷ đưa cho ông chẳng có giấy tờ gì cả. Hỏi đến anh ơi, hôm trước tiền anh lấy tiền gì đấy, có việc? Thế nó biết đi vào đâu? Đúng không? Cách đây 3 ngày, một cô kế toán trưởng khóc như mưa như gió gọi cho tôi thầy ơi. Tình hình là công ty em vừa mới bán tài sản để được 15 tỷ bán xong tài sản, một cái tiền chuyển công ty sếp rút ra 3 lần, hết luôn 15 tỷ. Bây giờ em phải xử lý thế nào chứ? Rút tiền mặt ra bây giờ là cuối kỳ công ty em lỗ quá mà tiền mặt nó dư 15 tỷ. Đúng không? Tức là ông rút tiền là ông thì thực tế không còn ở trên sổ nó vẫn còn 15 tỷ. Bây giờ em phải làm thế nào thầy ơi? À thế bây giờ em phải Xem xong là thế, sếp rút tiền ra làm gì mà sếp không nói? Thế bảo thế thì trước khi mua máy= tiền nào cũng không có nguồn hóa ra là trước đó là mấy ông gì ạ? Hòm hòm với nhau góp vốn vào với nhau, chung xe vào mua xe mua thiết bị để thi công công trường. Thế xong, bây giờ các ông không làm với nhau nữa là bán cái thiết bị đấy xong mang chia tiền cho nhau là rút tiền mặt sang chia. Khó lắm nhưng lúc trước cầm tiền của người ta vào để mua thiết bị thì cũng làm sao ạ? Không ghi nguồn tiền vào. Mà vốn có 8 tỷ, nó bảo hết, bây giờ em đăng ký giảm vốn giảm sao được? Vốn đăng ký 8 tỷ mà bây giờ tiền mặt xếp này rút ra 15 tỷ, sao chơi? Đó xong lại cứ bảo mẹ kế toán, bây giờ nó kém thế. Các bố kém trước á. Cho nên. Cái chỗ mà gọi là sếp. Nhá nó cũng là cái nút nó thắt ở chỗ đấy. Như vậy là phải phải thay đổi cái nhãn quan lãnh đạo của mình lên. Phải thay đổi cái khả năng quản trị vận hành doanh nghiệp của mình lên. Nếu muốn doanh nghiệp lớn mà nhưng mà bao nhiêu 5 nay tôi vẫn làm thế 10 mấy 5 rồi công ty gia đình vẫn sống để học bài. OK? Nếu anh muốn duy trì công ty ở mức đó thôi thì welcome, cứ thế là. Nhưng ở đây chúng ta đang bàn đến một cái việc là chúng ta xây dựng một công ty cho nó chuyên nghiệp hơn cho nó lớn hơn lên được chúng ta làm chủ một cách thực sự chứ không phải đến 60 tuổi rồi vẫn không thể bỏ công ty đi được một ngày nào. 2, chuyện rất khác nhau mà tôi muốn chuyển thành một tổ chức kinh doanh bài bản với việc tôi làm nghề và một số người giúp việc xung quanh thôi khỏi bàn. Không có phải tái gì cái chỗ đấy cả cứ tiền của cậu giữ cho thật chặt được chưa? Nợ phát tối đến tranh thủ phi thẳng đến nhà đòi. Chứ có gì đâu. Đó OK thì đó là gì ạ? Đã thiết lập cơ cấu tổ chức. Thì nhất định phải ra hệ thống quản trị và này mà quản trị vận hành không nửa vời phải ban hành thành thể chế văn bản và chắc chắn phải tuân thủ. Bão nhưng nhớ thời gian đầu nó sai sai phải chịu, sau đó điều chỉnh. Vậy phạm vi của kiểm soát nội bộ nó làm đến đâu? Nó làm chi tiết đến từng quy trình mua quy trình bán quy trình nhập xuất kho, quy trình thanh toán quy trình đầu tư, mua sắm mới. Tất cả các biểu mẫu và tiêu chuẩn hồ sơ cho từng loại giao dịch đấy sẽ được được chuẩn hóa. Và bộ phận nào phát sinh được đào tạo trước và làm đúng như thế giúp rồi? Sai lệch khỏi cái đó không phê duyệt trong kế hoạch. Thì đó là bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ. Mà kiểm soát nội bộ vậy kiểm soát nội bộ là cái thứ nó gắn kết gì ạ? Giữa chiến lược giữa mục tiêu với cái cơ cấu tổ chức công ty. Thì đó là bước thứ 2. Cơ cấu tổ chức xây dựng xong cơ cấu tổ chức rồi. Thì tiếc. Tài chính. Có cơ cấu tổ chức có chiến lược rồi bây giờ xây dựng hệ thống quản trị tài chính. Bao gồm một cơ cấu vốn là gì? Điều phối vốn và quản trị vốn ra sao? Bao nhiêu vốn ngắn, bao nhiêu vốn dài, lúc nào mua tài sản lúc nào mua vật tư thì đấy là chiến lược dùng vốn. Trong quá trình mua và bán cắm cọc bao nhiêu% bán nợ bao nhiêu% khi nào thì phải xử lý nợ khó đòi lúc nào phải kế hàng tồn kho được dư bao nhiêu? Từng nhiệm vụ một trong ngày phải được hạch toán chu trình của phiếu thu phiếu chi nó đi theo ai, lập ai duyệt và cuối cùng tiền ra kiểu gì? Thì cái đấy gọi là hệ thống tài chính kế toán. Phải là hệ thống nha chứ không phải đi tuyển. Một người kha khá vào có kinh nghiệm, bảo nó làm được đâu không? Tôi không cần một người quá xuất sắc để làm cho doanh nghiệp nhỏ và vừa trong khâu tài chính. Việc đầu tiên tôi cần phải làm là tôi có một hệ thống mà ai bước vào cũng phải tuân thủ. Để lở bà quá bỏ đi đứa khác vào hệ thống của tôi không bị xáo trộn lên. Tôi vẫn làm đúng như thế. Báo cáo công nợ tồn kho phải báo trong ngày hay cuối tuần. Là đứa khác làm cũng phải làm đúng thế. Thế mà. Trong bối cảnh trong quá khứ. Vì lịch sử nó để lại thời kỳ quá độ, nó thế là gì ạ? Hệ thống kế toán không được chú trọng. Và công tác báo cáo thuế là đối phó. Nghĩa là làm 3 sổ. Đúng không? Sửa đổi làm 4 sổ. Sổ thứ nhất là sổ chợ bà vợ ông ghi. Show thứ 2 là sổ để báo cáo thuế. Show thứ 3 là sổ đỏ ngân hàng số thứ tư là số mang đi chào thầu. 4 loại báo cáo khác nhau. Thì bối cảnh nó để lại như thế, tôi không còn cách nào khác. Nhưng nếu muốn doanh nghiệp của mình lớn lên được và trở thành một tổ chức kinh doanh đàng hoàng, các anh chị nhất định phải xác định một tâm thế trong đầu mình rằng tôi sẽ hướng đến tài chính minh bạch nhanh nhất có thể. Chúng ta đừng tưởng 1 5 luyến láy được 1 2 tỷ là to chuyện đấy quá nhỏ. Nếu anh mở công ty và duy trì nó chỉ để hy vọng 1 5 luyến láy được 1 2 tỷ. Thì xin thưa chuyện đấy nhỏ lắm. Sao không tính là làm bột phát lên 10 tỷ, nộp bé 2 tỷ ấy còn đút túi 8 đi. Phải không? Mà luyến lái chi 1 2 tỉ mà nó cứ bé bé mãi. Đó chính là câu chuyện đó chính là câu hỏi mà các anh buộc phải trả lời rằng các anh có muốn lớn hay không, hay chỉ muốn duy trì ở hộ kinh doanh cá thể nhưng mà đặt tên là công ty? Tùy. Thì đấy phải hướng đến tài chính minh bạch mà tài chính minh bạch để duy trì và thực hiện nó thì nó phải có tiêu chuẩn và tiêu chuẩn đấy. Nó bắt đầu từ mô hình mô hình tài chính. Mô hình tài chính có nghĩa là. Tiền nên để bao nhiêu tài sản ngắn để bao nhiêu tài sản dài, tức là tài sản cố định là để bao nhiêu? Bây giờ nếu xét trong trường hợp là anh chưa cần thiết phải xây nhà máy hoặc xây sửa hoặc xây kho. Thì đừng xây. Chứ không phải thấy chúng nó xây kho xưởng cũng đi xay. Phải tính Xem là bao giờ thì thu hồi vốn vốn với nó với cái công suất vận hành như hiện nay. Mở ra một cái nhà xưởng hoặc mở ra một cái kho công suất vận hành không đầy 2 chục% Vậy mở làm gì thuê bén trong tranh? Thì đấy là gì ạ? Góc nhìn của cơ cấu tài sản và nguồn vốn thứ 2, nếu nguồn doanh thu tôi bán hàng được là 100 tỷ 1 5 thì từng khoản chi phí một chiếm trong cơ cấu đó là bao nhiêu? Để tôi biết chắc chắn rằng cứ 1 VND doanh thu bán ra kiểu gì tôi cũng lời được bao nhiêu? Trong điều kiện bình thường thì cái đấy gọi là cơ cấu chi phải. Mà đã là cơ cấu chi phí, có những thứ nó cố định lại ép cho nó thành định mức. Và quản trị thật chặt cái định mức vào và giao cho kế toán trường em quản cái định mức đó cho anh vượt khỏi định mức, dừng lại không ký không làm. Tính ra. Thì nó mới giải quyết được câu chuyện, tức là anh càng làm thì tỷ suất lợi nhuận của anh nó càng cao. Chứ. Nhiều khi chúng ta tăng doanh thu và tỷ suất lợi nhuận nó giảm thì sao? Không gì ạ. Giảm doanh thu xuống cho nó nhàn thân đi mà lợi nhuận không đổ. Có đúng không? Và nếu trường nào chưa ra được cơ cấu của chi phí. Chưa ra được định mức, chưa ra được kế hoạch tài chính và dòng tiền thì kế toán trưởng không có bất kỳ một vai trò gì trong công ty. Ngoài vai trò tập hợp hồ sơ chảy chứng từ và mua hóa đơn. Đó nó đau khổ thế. Đau khổ lắm. Không phải đau khổ thừa, vậy phải chừng nào đưa các chỉ số và yêu cầu quản trị tài chính đấy thì kế toán trưởng mới phát huy được tác dụng. Là tác dụng quản trị chi phí. Trình độ kinh doanh nó hơn nhau ở cái quản trị con người và quản trị chi phí thôi, anh ơi. Chứ nó không hơn cái gì cả. Tại sao mình bảo có những thằng nó nhìn nó ngờ nghệch thế nó không lanh lẹ= mình mà sao nó giàu hơn mình? Vì nó quản trị chi phí tốt hơn mình. Với cá nhân chúng ta cũng thế, có những người người ta kiếm tiền ít hơn chúng ta. Tại sao gia đình nó đàng hoàng hơn? Vì con vợ nó ngon hơn là quản trị chi phí gia đình tốt hơn. Dạ. Thì phần tài chính là như thế. Nhất định phải hướng đến quản trị tài chính minh bạch trong thời gian nhanh nhất. Và đây là một ví dụ. Công việc trình bày mô hình tài chính, ví dụ đây. Cơ cấu của doanh thu. Cơ cấu của từng loại chi phí cần phải được xác lập. Vậy một khi thấy một khoản chi phí nào đó, nó vượt quá bao nhiêu% thường là vượt lên trên 7%, thì đó là lúc cảnh báo buộc phải họp bất thường này ngồi lại. Tại sao chi phí kỳ này tăng?
Chúng ta không cần thiết phải học nhiều kiến quá kiến thức về tài chính đâu, biết đọc cái bảng cân đối tài chính. Biết được các một số chỉ số cơ bản nhưng ở công ty của ta, chúng ta phải thuộc lòng lòng trong người. Cơ cấu chi phí= bao nhiêu? Để nếu phòng kinh doanh nó bảo anh em muốn tăng doanh thu lên 30% nhưng em đề xuất gì ạ? Ngân sách quảng cáo tháng này tăng lên tỷ giữa.