Cuốn sách 7 Habits of Highly Effective People của Stephen R. Covey đã trở thành kim chỉ nam cho các nhà lãnh đạo trên toàn thế giới, cung cấp một khung quản lý cá nhân và tổ chức dựa trên các nguyên tắc vượt thời gian. Đối với một CEO, việc áp dụng 7 thói quen này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả cá nhân mà còn góp phần “giải phóng lãnh đạo” khỏi sự vụ, tái tạo nội lực doanh nghiệp, và xây dựng một tổ chức bền vững. Kỹ năng đặt câu hỏi, như đã đề cập trước đó, là công cụ quan trọng hỗ trợ lãnh đạo áp dụng các thói quen này một cách hiệu quả. Dưới đây là phân tích chi tiết từng thói quen, cách rèn luyện, và vai trò của kỹ năng đặt câu hỏi trong việc triển khai chúng.
1. Thói Quen 1: Chủ Động (Be Proactive)
Ý nghĩa
Chủ động là khả năng kiểm soát cuộc sống và công việc bằng cách tập trung vào những gì bạn có thể ảnh hưởng, thay vì bị động phản ứng với hoàn cảnh. Đối với CEO, thói quen này giúp họ chịu trách nhiệm với các quyết định, định hướng doanh nghiệp, và dẫn dắt đội ngũ trong môi trường VUCA (Biến động, Bất định, Phức tạp, Mơ hồ).
Cách rèn luyện
- Tập trung vào “vòng ảnh hưởng”: Xác định các yếu tố bạn có thể kiểm soát (như chiến lược, văn hóa doanh nghiệp) và giảm bớt lo lắng về những yếu tố ngoài tầm tay (như biến động kinh tế vĩ mô).
- Đặt mục tiêu rõ ràng: Sử dụng công cụ SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) để lập kế hoạch hành động.
- Tự phản ánh: Hỏi bản thân: “Tôi đang làm gì để cải thiện tình hình này?” hoặc “Lựa chọn nào trong tầm kiểm soát của tôi sẽ tạo ra thay đổi tích cực?”
Vai trò của kỹ năng đặt câu hỏi
Kỹ năng đặt câu hỏi giúp CEO chủ động khám phá cơ hội và giải pháp. Ví dụ:
- Câu hỏi mở: “Chúng ta có thể làm gì ngay bây giờ để cải thiện hiệu suất đội ngũ?”
- Câu hỏi phễu:
- Bắt đầu: “Những thách thức lớn nhất của doanh nghiệp hiện tại là gì?”
- Thu hẹp: “Trong số đó, chúng ta có thể giải quyết vấn đề nào trước?”
Những câu hỏi này giúp CEO tập trung vào các giải pháp thay vì than phiền về khó khăn, đồng thời khuyến khích đội ngũ chủ động đóng góp ý tưởng.
Liên kết với giải phóng lãnh đạo
Thói quen chủ động giúp CEO thoát khỏi việc bị cuốn vào sự vụ bằng cách phân quyền và tập trung vào chiến lược. Hỏi: “Nhiệm vụ nào tôi có thể giao cho đội ngũ để tập trung vào tầm nhìn dài hạn?” hỗ trợ quá trình giải phóng lãnh đạo.
2. Thói Quen 2: Bắt Đầu Với Đích Đến Trong Tâm Trí (Begin with the End in Mind)
Ý nghĩa
Thói quen này nhấn mạnh việc xác định rõ mục tiêu và tầm nhìn trước khi hành động. Đối với CEO, điều này có nghĩa là xây dựng một tầm nhìn chiến lược cho doanh nghiệp, đảm bảo mọi quyết định đều hướng tới mục tiêu dài hạn, góp phần tái tạo nội lực tổ chức.
Cách rèn luyện
- Xây dựng tuyên ngôn sứ mệnh: Xác định giá trị cốt lõi và mục tiêu của doanh nghiệp. Ví dụ: “Tầm nhìn của chúng ta là trở thành công ty dẫn đầu trong ngành X trong 5 năm tới.”
- Lập kế hoạch dài hạn: Sử dụng các công cụ như OKR (Objectives and Key Results) để định hướng hành động.
- Đặt câu hỏi định hướng: Hỏi: “Những hành động hôm nay sẽ đưa chúng ta đến đâu trong 3 năm tới?” hoặc “Điều gì quan trọng nhất để đạt được tầm nhìn của chúng ta?”
Vai trò của kỹ năng đặt câu hỏi
Câu hỏi giúp CEO làm rõ mục tiêu và định hướng đội ngũ. Ví dụ:
- Câu hỏi mở: “Tầm nhìn của chúng ta trong 5 năm tới là gì, và chúng ta cần làm gì để đạt được nó?”
- Câu hỏi tu từ: “Nếu chúng ta không hành động ngay hôm nay, liệu có đạt được mục tiêu lớn của mình không?”
Những câu hỏi này giúp CEO và đội ngũ hình dung rõ đích đến, từ đó xây dựng chiến lược phù hợp.
Liên kết với tái tạo nội lực
Việc xác định đích đến giúp CEO xây dựng văn hóa doanh nghiệp và quy trình hướng tới mục tiêu chung, là yếu tố cốt lõi để tái tạo nội lực. Hỏi: “Văn hóa doanh nghiệp của chúng ta cần thay đổi như thế nào để hỗ trợ tầm nhìn này?” là cách để củng cố nội lực.
3. Thói Quen 3: Ưu Tiên Điều Quan Trọng Nhất (Put First Things First)
Ý nghĩa
Thói quen này tập trung vào quản lý thời gian hiệu quả, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng thay vì những việc khẩn cấp nhưng ít giá trị. Đối với CEO, điều này giúp “giải phóng lãnh đạo” bằng cách tập trung vào chiến lược và phân quyền các công việc sự vụ.
Cách rèn luyện
- Sử dụng ma trận Eisenhower: Phân loại nhiệm vụ thành quan trọng/khẩn cấp, quan trọng/không khẩn cấp, không quan trọng/khẩn cấp, và không quan trọng/không khẩn cấp.
- Phân quyền hiệu quả: Hỏi: “Nhiệm vụ nào có thể giao cho đội ngũ để tôi tập trung vào chiến lược?”
- Lập kế hoạch hàng tuần: Dành thời gian mỗi tuần để xác định các ưu tiên. Hỏi: “Những việc nào sẽ tạo ra tác động lớn nhất tuần này?”
Vai trò của kỹ năng đặt câu hỏi
Câu hỏi giúp CEO xác định ưu tiên và phân quyền. Ví dụ:
- Câu hỏi đóng: “Nhiệm vụ này có phải là ưu tiên cao nhất không?”
- Câu hỏi thăm dò: “Làm thế nào chúng ta có thể tối ưu hóa quy trình để giảm bớt các công việc khẩn cấp?”
Liên kết với giải phóng lãnh đạo
Thói quen này giúp CEO giảm tải công việc sự vụ, tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược như xây dựng tầm nhìn và phát triển đội ngũ. Hỏi: “Ai trong đội ngũ có thể đảm nhận trách nhiệm này?” hỗ trợ việc phân quyền hiệu quả.
4. Thói Quen 4: Tư Duy Cùng Thắng (Think Win-Win)
Ý nghĩa
Tư duy cùng thắng khuyến khích lãnh đạo tìm kiếm giải pháp mang lại lợi ích cho tất cả các bên, từ nhân viên, đối tác, đến khách hàng. Đây là nền tảng để xây dựng mối quan hệ bền vững và văn hóa doanh nghiệp gắn kết.
Cách rèn luyện
- Đàm phán dựa trên nguyên tắc: Tìm kiếm lợi ích chung trong các cuộc thương thảo. Hỏi: “Làm thế nào chúng ta có thể tạo ra giá trị cho cả hai bên?”
- Xây dựng lòng tin: Sử dụng câu hỏi để hiểu nhu cầu đối phương: “Điều gì quan trọng nhất đối với anh/chị trong mối quan hệ hợp tác này?”
- Khuyến khích hợp tác: Tạo môi trường để đội ngũ làm việc cùng nhau vì mục tiêu chung.
Vai trò của kỹ năng đặt câu hỏi
Câu hỏi giúp CEO xây dựng mối quan hệ cùng thắng. Ví dụ:
- Câu hỏi mở: “Chúng ta có thể làm gì để đảm bảo lợi ích cho cả khách hàng và doanh nghiệp?”
- Câu hỏi thăm dò: “Điều gì khiến anh/chị cảm thấy thỏa mãn với thỏa thuận này?”
Liên kết với tái tạo nội lực
Tư duy cùng thắng giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp dựa trên sự hợp tác và tin tưởng, là yếu tố cốt lõi để tái tạo nội lực. Hỏi: “Làm thế nào chúng ta có thể tạo môi trường để mọi người cùng phát triển?” giúp củng cố văn hóa tổ chức.
5. Thói Quen 5: Lắng Nghe Và Thấu Hiểu Trước Khi Được Thấu Hiểu (Seek First to Understand, Then to Be Understood)
Ý nghĩa
Thói quen này nhấn mạnh tầm quan trọng của lắng nghe tích cực và thấu hiểu nhu cầu, cảm xúc của người khác trước khi trình bày ý kiến của mình. Đối với CEO, điều này giúp xây dựng lòng tin và giải quyết xung đột hiệu quả.
Cách rèn luyện
- Lắng nghe tích cực: Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu, và nội dung câu trả lời. Hỏi: “Bạn có thể chia sẻ thêm về lý do bạn cảm thấy như vậy không?”
- Thể hiện sự đồng cảm: Sử dụng câu hỏi thăm dò để hiểu sâu hơn: “Điều gì khiến bạn lo lắng về tình huống này?”
- Truyền đạt rõ ràng: Sau khi thấu hiểu, trình bày ý kiến một cách ngắn gọn và thuyết phục.
Vai trò của kỹ năng đặt câu hỏi
Lắng nghe và đặt câu hỏi là cặp đôi không thể tách rời. Ví dụ:
- Câu hỏi thăm dò: “Bạn nghĩ vấn đề này xuất phát từ đâu?”
- Câu hỏi mở: “Bạn cảm thấy chúng ta nên giải quyết vấn đề này như thế nào?”
Liên kết với giải phóng lãnh đạo
Thói quen này giúp CEO xây dựng đội ngũ tự chủ bằng cách thấu hiểu nhu cầu và năng lực của nhân viên. Hỏi: “Bạn cần gì để hoàn thành công việc hiệu quả hơn?” giúp phân quyền và giảm tải sự vụ.
6. Thói Quen 6: Đồng Tâm Hiệp Lực (Synergize)
Ý nghĩa
Đồng tâm hiệp lực là khả năng kết hợp sức mạnh của đội ngũ để tạo ra kết quả lớn hơn tổng các phần riêng lẻ. Đối với CEO, điều này có nghĩa là khuyến khích sự sáng tạo và hợp tác để tái tạo nội lực doanh nghiệp.
Cách rèn luyện
- Tạo môi trường sáng tạo: Khuyến khích đội ngũ đưa ra ý tưởng mới. Hỏi: “Bạn có ý tưởng nào để cải tiến quy trình này không?”
- Xây dựng đội ngũ đa dạng: Kết hợp các kỹ năng và quan điểm khác nhau để tạo ra giải pháp đột phá.
- Sử dụng công cụ quản trị: Áp dụng PDCA (Plan-Do-Check-Action) để quản lý các dự án hợp tác.
Vai trò của kỹ năng đặt câu hỏi
Câu hỏi mở và câu hỏi phễu giúp khơi gợi ý tưởng và tạo sự hợp lực. Ví dụ:
- Câu hỏi mở: “Làm thế nào chúng ta có thể kết hợp thế mạnh của các phòng ban để đạt mục tiêu này?”
- Câu hỏi phễu: “Ý tưởng này khả thi ở điểm nào, và chúng ta cần cải thiện gì để triển khai?”
Liên kết với tái tạo nội lực
Đồng tâm hiệp lực là chìa khóa để xây dựng văn hóa sáng tạo và gắn kết, giúp doanh nghiệp tái tạo nội lực thông qua sự hợp tác giữa các thành viên.
7. Thói Quen 7: Rèn Mới Bản Thân (Sharpen the Saw)
Ý nghĩa
Thói quen này nhấn mạnh việc liên tục cải thiện bản thân về thể chất, tinh thần, trí tuệ, và cảm xúc. Đối với CEO, rèn mới bản thân giúp duy trì năng lượng, sáng tạo, và khả năng lãnh đạo trong dài hạn.
Cách rèn luyện
- Chăm sóc sức khỏe: Duy trì thói quen tập thể dục, ăn uống lành mạnh, và ngủ đủ giấc.
- Học hỏi liên tục: Tham gia các khóa học như “Giải Phóng Lãnh Đạo” của PDCA hoặc đọc sách như Tái Tạo Tổ Chức của Frederic Laloux.
- Tự phản ánh: Hỏi: “Tôi đã học được gì từ trải nghiệm này?” hoặc “Điều gì tôi cần cải thiện để lãnh đạo tốt hơn?”
Vai trò của kỹ năng đặt câu hỏi
Câu hỏi giúp CEO tự phản ánh và phát triển. Ví dụ:
- Câu hỏi tự phản ánh: “Những điểm mạnh nào của tôi đang giúp đội ngũ phát triển?”
- Câu hỏi thăm dò: “Tôi có thể học gì từ thất bại gần đây để cải thiện?”
Liên kết với giải phóng lãnh đạo
Rèn mới bản thân giúp CEO duy trì năng lượng và tập trung vào chiến lược, thay vì bị cuốn vào sự vụ. Hỏi: “Tôi đang dành bao nhiêu thời gian cho việc phát triển bản thân?” giúp đánh giá và điều chỉnh ưu tiên.
Ứng Dụng Trong Phỏng Vấn Tuyển D dụng và Bán Hàng
Các thói quen này có thể được áp dụng trong các lĩnh vực cụ thể như phỏng vấn tuyển dụng và bán hàng, với sự hỗ trợ của kỹ năng đặt câu hỏi:
Trong Phỏng Vấn Tuyển Dụng
- Thói quen 1 (Chủ động): Hỏi: “Bạn đã chủ động giải quyết vấn đề gì trong công việc trước đây?”
- Thói quen 4 (Tư duy cùng thắng): Hỏi: “Làm thế nào bạn đảm bảo lợi ích cho cả đội ngũ và khách hàng trong dự án trước đây?”
- Thói quen 5 (Lắng nghe và thấu hiểu): Hỏi: “Hãy chia sẻ về một lần bạn phải thấu hiểu quan điểm của đồng nghiệp để đạt được mục tiêu chung.”
Trong Bán Hàng
- Thói quen 4 (Tư duy cùng thắng): Hỏi: “Giải pháp nào sẽ mang lại lợi ích lớn nhất cho cả anh/chị và doanh nghiệp chúng tôi?”
- Thói quen 5 (Lắng nghe và thấu hiểu): Hỏi: “Điều gì khiến anh/chị chưa hài lòng với sản phẩm hiện tại?”
- Thói quen 6 (Đồng tâm hiệp lực): Hỏi: “Chúng ta có thể hợp tác như thế nào để tối ưu hóa giá trị cho cả hai bên?”
Kết Luận
7 thói quen quản lý hiệu quả của Stephen R. Covey cung cấp một khung quản trị toàn diện cho các CEO, giúp họ nâng cao hiệu quả cá nhân và tổ chức. Kỹ năng đặt câu hỏi là công cụ thiết yếu, hỗ trợ CEO áp dụng các thói quen này thông qua việc thu thập thông tin, khơi gợi sáng tạo, xây dựng mối quan hệ, và giải quyết vấn đề. Bằng cách kết hợp các thói quen này với các nguyên tắc như mục đích rõ ràng, lắng nghe tích cực, và từ vựng phù hợp, CEO có thể “giải phóng lãnh đạo” khỏi sự vụ, tái tạo nội lực doanh nghiệp thông qua văn hóa hợp tác và sáng tạo, và dẫn dắt tổ chức đạt được thành công bền vững. Các công cụ như PDCA và các khóa học như “Tái Tạo Doanh Nghiệp” của PACE là những nguồn lực hỗ trợ CEO rèn luyện các thói quen này một cách hiệu quả.
Nếu bạn cần mở rộng thêm về bất kỳ thói quen nào hoặc muốn áp dụng trong một bối cảnh cụ thể, hãy cho tôi biết để tôi cung cấp thông tin chi tiết hơn!