Sơ đồ tổ chức công ty

Bây giờ bắt tay vào làm việc, bước một vẽ sơ đồ tổ chức, chức năng, nhiệm vụ.

Cách hiện tại bây giờ trong các công ty của các anh chị. Sơ đồ tổ chức công ty nó đang được dựng như thế nào? Các anh chị vui lòng dùng phần còn lại. Trên trang giấy của tài liệu, anh vẽ tranh, chị vẽ lại luôn ra đấy để. Song để chút nữa tôi phân tích để chúng ta nhìn lại Xem nó ổn chưa có cần phải chỉnh hay không? Còn nếu nó chuẩn không cần chỉnh thì xin chúc mừng.

Chúng ta đã tranh thủ phác họa lại Xem cái mô hình tổ chức của công ty chúng ta, chúng ta đã dựng lên chưa? Rồi. Tạm thời cứ để nó đó nhé, cứ để nguyên nó đấy bây giờ tôi nói thế này thôi này. Để dựng được một cái mô hình tổ chức quản lý, vận hành. Tổ chức. Quản lý. Vận hành công ty. Thì thứ nhất là nó phải căn cứ vào chiến lược và mô hình. Còn số lượng nhân sự thì căn cứ vào quy mô kinh doanh. Đúng chưa nào? Thế thì như vậy. Ở góc độ nào đó, nếu tôi dựa vào cái gọi là chiến lược và mô hình kinh doanh, định hướng và phong cách quản lý của tôi thì đó nó chính là cái gì ạ? À à nó giống như là cái gọi là sơ đồ. Chiến thuật. Hay nói theo kiểu gì ạ? Chợ búa một tí, nó gọi là bài binh bố trận. Để chúng ta chiến đấu cho câu chuyện kinh doanh này. Nhá chứ nó không phải không phải. Chỉ là cái sơ đồ chỗ ngồi. Số ngồi hoặc ở trong hệ thống nhân sự. Nếu anh chị nào tiếp cận với các khóa học về nhân sự hoặc có người truyền tải về làm nhân sự, chúng ta sẽ thấy người ta có một cái nữa là cái sơ đồ. Trước danh. Cái đó khác. Đúng không ạ? Còn ở đây, tôi nói là cái sơ đồ chiến thuật này để tổ chức vận hành công ty thì để làm được như thế. Đầu tiên chúng ta phải mường tượng ra, không phải mường tượng mà chúng ta vạch rõ ra. Công ty của chúng ta có những khối và mảng nào? Thì ở bất kể doanh nghiệp nào, cái mảng đầu tiên nó phải đề cập đến là mảng kinh doanh mà. Hay nói tóm lại là ở bất kể một mô hình công ty nào. Thì nó cũng có 2 khối chính. Khối một là khối gọi là sản xuất kinh doanh. Cung ứng mua hàng. Bán hàng sản xuất, xây lắp toàn bộ cái đó gọi là khối sản xuất kinh doanh, kể cả dự án. Cứ liên quan đến mua bán, tạo ra sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thì cái đấy gọi là sản xuất kinh doanh. Khối còn lại thứ 2, bao gồm nè. Văn phòng thư ký. Lễ tân kế toán pháp lý. Vân vân. Thì cái đấy gọi là quản trị nội bộ. Như vậy thì ở bất kể mô hình công ty nào và quy mô lớn hay nhỏ, chúng ta đều vạch ra luôn một cái là gì 2 khối rất rõ ràng. Bây giờ 2 khối đó chúng ta chia thành các mảng nhỏ hơn, gọi là các phòng. Hoặc các bạn. Con không ạ? Có những công ty thì gọi là phòng bán hàng. Có những công ty gọi là phòng kinh doanh, vậy theo chị nó khác nhau thế nào? Có những công ty có phòng marketing. Nhưng tôi thì khuyên rằng chúng ta tất cả ngồi đây đều là doanh nghiệp nhỏ, nhỏ và xinh. Không nên bố trí phòng marketing riêng. Tại sao thế? Bởi vì xu hướng trong hiện đại, người ta đang cố gắng để thu hẹp khoảng cách. Giữa bán hàng. Truyền thông và marketing. Thu hẹp lại càng gần càng tốt, còn ở các mô hình lớn hơn thì nó vẫn cần công tác nghiên cứu trong marketing nhiều thì người ta vẫn bố trí giám đốc marketing riêng và phòng marketing riêng. Nhưng ở tất cả các doanh nghiệp, chúng ta ngồi ở đây, tôi khuyên rằng đừng bao giờ tổ chức phòng marketing riêng. Một là cồng kềnh và ban tổ chức. Thứ 2 là đã có phòng thì phải có thằng trưởng phòng phải không? Nên tổ chức thành một nhóm. Và như vậy, nhóm đó ghép với nhóm bán hàng thành một phòng gọi là phòng kinh doanh. Vậy phòng kinh doanh được hiểu là có một phần là công tác bán hàng, một phần là công tác truyền thông quảng cáo. Nói thật nói là marketing cho nó sang miệng thôi. Chứ chúng ta gần như chưa làm marketing. Tại sao thế? Vì sang đến chuyện để kinh doanh, tôi sẽ nói kỹ hơn nhé. Nhưng mà có vẻ như chúng ta đang nhầm lẫn. Giữa hoạt động truyền thông thúc đẩy bán hàng. Với cái gọi là marketing marketing, nó rộng lớn hơn như thế nhiều lần. Nói tóm lại là nghiên cứu phát triển thị trường và truyền thông nó thôi. Làm được tốt cái đó cũng đã là tốt lắm rồi. Thế còn bán hàng thì còn tùy thuộc vào công ty. Có những công ty, tổ chức cả 2 kênh. Kênh gián tiếp và kênh trực tiếp. Tức là bán cho đại lý và bán trực tiếp cho người tiêu dùng cuối. Thế thì lúc đấy chúng ta cân nhắc tiếp, nó cần tạo ra 2 nhóm. Nhỏ hay không? Trực thuộc các bộ phận bán hàng. Nằm trong phòng kinh doanh. Hay là? Có những công ty thì vừa bán trực tiếp. Vừa bán cho đại lý vừa đi bán thầu. Thế thì liệu rằng chúng ta có nên sắp xếp cái nhân sự bán thầu vào cái nhân sự bán lẻ không? Vậy thì căn cứ vào cái phân tích như thế để chúng ta quyết định là sẽ tách thành các mảng miếng như thế nào trong cái tổ chức của một phòng như vậy thì nó sẽ hình thành trong đầu chúng ta là gì? Cơ cấu tổ chức của cái khối sản xuất kinh của cái khối kinh doanh đó. Là gọi là phòng. Thì trong đó có mấy nhóm? Chắc chắn có một nhóm làm về truyền thông. Nếu ít quá thì chỉ có một người làm truyền thông nằm trong phòng kinh doanh. Như vậy, người đó gọi là người phụ trách. Chặn trưởng phòng, trưởng nhóm quái gì cả gọi thế thôi. Hay là ví dụ như khu vực văn phòng khu vực văn phòng toàn bộ như thế có mỗi em vừa lễ tân vừa bế em vừa. Giao dịch văn phòng vừa vừa tài liệu, giấy tờ đi lại thì gọi nó là người phụ trách quản trị văn phòng cho nó oách đúng không ạ? Chứ gọi là nhân viên hành chính văn phòng nghe hơi mèm. Trở thế. Thì nó tùy thuộc vào quy mô, nhưng rõ ràng là chúng ta vẫn phải tách biệt 2 cái khối đó dài. À à thế hơn nữa này. Đến khâu của tài chính kế toán chẳng hạn. Là, chẳng hạn chúng ta gọi là phòng kế toán, có công ty gọi là phòng tài vụ công ty gọi là phòng tài chính kế toán của công ty gọi là phòng tài chính, phòng dự án và tài chính kế toán. Nó gọi là thế nào cũng được. Nếu nó gọi là dự án và tài chính kế toán, nghĩa là nó nhóm cả luôn cái nhóm tài chính dự án vào trong đó. Nó viết rõ ra được cái chức năng, nhiệm vụ cần phải làm gì và trong đó lại tách ra thành 3 nhóm. Ví dụ như vậy. Thì đấy là cái tư duy để chúng ta xây dựng cái mô hình tổ chức công ty, nhưng xây dựng mô hình tổ chức công ty xong là không đủ. Nếu xây dựng mô hình tổ chức công ty xong. Mà chúng ta không bao quát hết được. Tất cả các loại giao dịch trong công ty mình. Là chỗ ổn. Thì khi đó. Khi đó, người ta sẽ phải viết một cái tài liệu gọi là bản mô tả chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban, bộ phận riêng bản mô tả chức năng, nhiệm vụ đấy không công ty nào giống cái công ty nào. Vì có những công ty mô tả cái chức năng, nhiệm vụ cho em văn phòng là phải bế em, có những công ty thì không mô tả cái đó đúng không ạ? Có những công ty thì phòng tài chính kế toán phải làm công tác tài chính nhưng có những công ty thì nó có phòng tài chính rồi thì phòng kế toán của nó không cần làm tài chính. Vì tài chính kế toán là nó khác nhau. Tiện mồm thì cứ gọi là tài chính kế toán thế thôi. Thì đấy, tôi phân tích như vậy để dựa trên những cái phân tích đó, chúng ta ướm lại với cái cách tổ chức hiện tại của công ty mình. Xem là chúng ta nên xây dựng nó như thế nào? Thế còn về mặt gợi ý, tôi quá 2 gợi ý cho các anh chị gợi ý. Thứ nhất, người ta gọi là xây dựng mô hình tổ chức theo chức năng bổ dọc xuống. Phòng ban bộ phận thứ nhất dưới này có các phần nhóm nào thì lại chia tiếp nhỏ ra theo hình cây. Cái đó gọi là sơ đồ tổ chức theo gì? Chức năng. Gợi ý thứ 2 là sơ đồ tổ chức hình ma trận. Hình ma trận này thì phức tạp hơn một tý, nhưng tôi thích vì tôi thấy nó hay. Ở mé bên này. Dọc xuống phía dưới. Tôi biểu hiện toàn bộ cái khối sản xuất kinh doanh của công ty. Còn theo chiều ngang ở phía trên này là cái khối quản trị nội bộ. Nói, ví dụ, đây là phòng kinh doanh đầy phòng mua hàng chỗ này sản xuất vân vân, thế còn chỗ này là tài chính kế toán pháp chế hành chính nằm trên này. Thế thì chúng ta hình dung, nếu chúng ta, kẻ các đường cắt ngang nhau thì nó sẽ thể hiện được cái mối quan hệ nội bộ. Cái quan hệ tương hỗ và quan hệ kiểm soát lẫn nhau trong cái tổ chức vận hành công ty như vậy thì. Một là chúng ta phải tách biệt các mảng. 2 là định hình rõ từng mảng đó gồm những phòng nào? 3 là các phòng ban đó. Nó giải quyết nhóm chức năng nhiệm vụ nào. Sau đó vận dụng một trong 2 cách còn ví dụ như người ta có làm mô hình tổ chức theo chiều ngang, tức là dàn hàng ngang kiểu đánh trận thời trung cổ ấy. Dạ tất cả cuộc sống lên. Ở dưới là ông giám đốc chỉ đạo tất cả, tức là tướng đi đâu. Đấy. Thì. Chúng ta vận dụng một trong những cách đó. Và chúng ta phải dựng lại sơ đồ tổ chức công ty mình. Nhiệm vụ có thế thôi.

Yêu cầu dựa vào những gì thầy phân tích dựa vào các gợi ý này. Sẽ lựa chọn một trong 2 thôi hoặc 3 1 là hàng ngàn 2 là chức năng theo chiều dọc, 3 là theo hình ma trận vẽ lại luôn sơ đồ chỗ nào sơ đồ tổ chức công ty mình. Chúng ta sẽ sử dụng phần còn lại. Của 2 trang seoul này. Ví dụ, sau khi tôi dựng được sơ đồ tổ chức công ty theo cái này. Thì ở phía dưới. Tôi sẽ làm một cái bảng liệt kê tất cả. Các vị trí công việc theo sơ đồ tổ chức này. Cái này chúng ta hình dung như ở cái công đoạn này gọi là công đoạn gì ạ? Đẽo tượng. Xong công đoạn kế tiếp sang bước thứ 2. Tôi sẽ chỉ cho anh chị. Phương pháp hô thần nhập tượng. Đây là đúc ra ông tượng rồi không chốc nữa là hô thần nhập tượng, tức là ghép thằng trưởng phòng nào vào chỗ nào dán cho nó một cái gì ạ? Ấn chỉ chứng chỉ. Mắt nó phải ký cái gì? Thì chơi thế, nó mới sát bắn vào nó mới sát ván được. Còn nếu không thì nhân viên trong công ty cứ mơ hồ mơ hồ, chẳng biết công ty, tổ chức thế nào. Tôi xin thưa thật với các anh chị, thực trạng là thế này ạ. Có những thằng ở công ty được gọi là trưởng phòng ii 5 nay. Tôi hỏi mày có quyết định chưa? Nó bảo quyết định là cái gì? Đúng không ạ? Ờ nhiều công ty thậm chí hợp đồng lao động hết hạn lâu rồi còn không thèm ký lại chứ đừng nói gì đến quyết định. À, tức là chúng ta không có cái bước hô thần nhập tượng. Cho nên thắp hương nó không thiêng nhá. Thế chết là đúng rồi. Thế cho nên là nó cứ mơ hồ mơ hồ với nhau thôi. Trong khi các anh chị làm thì tôi sẽ show cho các anh chị. Một cái case study. Để anh chị tham khảo. Đây là một ví dụ. Về tổ chức công ty. Khối sản xuất kinh doanh gồm có phòng cung ứng và quản lý kho. Khối cung ứng và quản lý kho 2 là kinh doanh 3 là quản đốc xưởng. Phân xưởng, sản quan liên quan quản trị sản xuất này thì gồm có xưởng ở Long An, Hưng Yên hoặc môn. Và nhà máy giấy. Thế còn ví dụ chỗ này, nó gọi là phòng quản trị tổng hợp. Nó bao gồm tất cả này, văn phòng cũng ở đây kiểm soát nội bộ IT và và và kiểm soát chất lượng hệ thống quản lý nhân sự, an ninh hậu cần, nhét tất vào hoặc là quản trị tổng hợp tài chính kế toán là gì ạ? Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán sản xuất kiêm thống kê và kế toán thanh toán hết. Như vậy chỉ= cái việc là dựng lại sơ đồ tổ chức cho công ty này. Sau đó, bọn tôi chứng minh được nó dư hơn 20 người. Và rồi 3 thằng trưởng phòng.

Ở một cái case study khác ở quy mô nhỏ hơn. Thì sau khi chúng ta dựng lại sổ đỏ, công ty và phân tích vị trí công việc, phân tích quy mô kinh doanh, nó thừa 23 người. Ngon kinh khủng như vậy. Trong khi chúng ta đọc sách quản trị hàng ngày, chúng ta hô hào nhau là hãy tuyển ít hơn, trả lương cao hơn. Nhưng mà thế nào là tuyển ít hơn 5 trước em làm 20 người, 5 nay em 10, 5 người là ít hơn à? Không phải. 5 trước 20 người nhưng mà doanh thu 100 tỉ 5 nay gì ạ? Mục tiêu doanh thu là 300 tỷ 350 tỷ. Thì thế nào là nhiều hay ít? Người ta phải tính cái năng suất bình quân đầu người, người ta phải tính cái tổng lượng giao dịch. Và cách thức bố trí công việc như thế này. Ừ. Thế đấy, đây là một tình huống thực tế luôn anh chị.

Vâng, chúng ta dựa vào đó, chúng ta thử dựng lại sơ đồ công ty mình. Chọn cách nào cũng được nha, miễn là nó rõ ràng. Và đây là cơ sở đầu tiên để chúng ta định biên lại nhân sự từ định biên lại nhân sự, chúng ta sẽ định biên được quỹ lương.

Ừ. Nếu không làm chuyện này tốt, nếu không rõ được chức năng, nhiệm vụ và không định biên được nhân sở, các anh chị không có cách nào. Để phó thác trách nhiệm cho trưởng phòng. Tức là cái nhóm cấp trung. Thế thì bây giờ chúng ta mới hình dung này. Tổng hòa toàn bộ các câu chuyện chúng ta phải làm tất cả những gì để cái này nó hoạt động. Xin thưa anh chị? Nếu như chúng ta hình dung một cỗ máy thì nó bắt đầu được làm ra bởi một bản thiết kế. Nếu trong trường hợp chúng ta mới vẽ xong được lưu độ tổ chức và kể cả viết được chức năng, nhiệm vụ thì nó chẳng khác gì một cỗ máy mới xong được bản thiết kế và thuyết minh công lan hết. Nó chưa chạy được đâu ạ. Để chạy được, nó phải làm đủ các việc sau đây. Nhóm việc thứ nhất chúng ta đang làm là sơ đồ tổ chức. Nhóm việt thứ nhất là sơ đồ tổ chức+ với lại chức năng, nhiệm vụ. Của các bộ phận. Đây đi, chúng ta khoanh vào đến đây là một dì ạ. Một nhóm việc sau khi thiết kế xong được sơ đồ tổ chức, chức năng, nhiệm vụ. Chúng ta phải làm tiếp đến nhóm việc thứ 2, nó bắt đầu từ cái việc gì ạ? Anh phải đưa ra hạn mức. + định mới. Đưa ra hạn mức+ định mức. Hạn mức là cái gì? Tôi nói thí dụ, hạn mức hàng tồn kho hạn mức số dư hạn mức tiền vay hạn mức ký và phê duyệt hạn mức được ký thừa uỷ quyền. Đúng không ạ? Ví dụ, anh bố trí một thằng giám đốc kinh doanh hoặc một thằng trưởng phòng kinh doanh, anh phải cho nó biết nó được cái gì chứ nó được quyết cái gì chứ? Mà nó quyết mà mình lại không đưa hạng mức định mức cho nó, nó quyết bừa một phát mình coi mà nếu không đưa cái này ra thì cái gì cũng anh ơi anh ơi. Và thế là 3 mốt tháng mười hai vẫn anh ơi cho em xin điều chỉnh kế hoạch. Thiên minh chết đúng nghề, cho nên chỗ này phải giao tiếp đến hạn mức định mức. Hạn mức định mức xong rồi anh phải làm tiếp một cái việc nữa này. Làm tiếp một cái việc nữa là anh. Quyết định bổ nhiệm. Bổ nhiệm lại. Quyết định bổ nhiệm. Các vị trí chủ chốt trong cái lưu đồ tổ chức này. Và việc thứ 3 anh làm tiếp một phát nữa là anh ký văn bản. Giao khoán. Bản chất của văn bản giao khoán là anh ném cái định mức này vào anh ném cái chỉ tiêu mà anh giao cho nó vào và đưa vào các cái điểm cam kết cho nó. Vậy đây là nhóm việc thứ 2. Mà anh phải làm. Đến đây được chưa? Chưa làm. Mặc dù chuyên đề này mới dừng lại ở chỗ này nhưng sau này chúng ta còn phải làm tiếp một cái việc nữa này. Là cụ thể hóa. Cụ thể hóa đến vị trí công việc. Giỏi sau đó, anh mô tả công việc. Và anh có bản đánh giá vị trí. Bản đánh giá kết quả công việc. Đây là nhóm việc thứ 3. Và nhóm việc thứ 3 này thì nó lại nằm ở chuyên đề nhân sự cả. Thì nó mới trở thành một cái hệ thống hoàn thiện được nhưng xuyên suốt toàn bộ cái chỗ này. Xuyên suốt toàn bộ 3 cái nhóm việc này. Nó được điều chỉnh= một thứ. Gọi là cơ chế vận hành. Cơ chế vận hành. Cơ chế vận hành tức là gì ạ? Anh ban hành ra các cái hành lạc nhưng các cu quy định cụ thể. Của cơ chế vận hành thì đó là hệ thống gì ạ? À đó là hệ thống các quy chế. Các quy chế, các quy trình. Và các biểu mẫu.

3 nhóm việc trong lõi. 2 nhóm việt hành lang nó mới định hình xong cái tổ chức cho các anh. Trong khi đó, nhìn lại công ty của mình, quy chế tài chính không có quy chế nhân sự không có. Quyết định bổ nhiệm nhân sự chính thức không quá hoặc một quyết định mà chẳng để làm gì. Quyết định chỉ ghi được một điều duy nhất là bổ nhiệm ai đó làm trưởng phòng gì, nhưng một cái quyết định như vậy, nó sẽ không có giá trị nếu mà các anh chị không có bản chức năng, nhiệm vụ. Song ông lại đi mô tả nhiệm mô tả công việc cho thằng trưởng phòng. Tôi khuyên là đừng mô tả công việc cho thằng trưởng phòng. Vì không mô tả được đâu. Mô tả đến vị trí thôi, nhiều bố lại còn tuyển một thằng về làm giám đốc điều hành trong đưa cho nó bản mô tả công việc. Mình mua 8 sao được đang đêm gọi nó đi nhậu thì mô tả sao? Đúng không thế? Cho nên là chúng ta phải định hình rõ ra cái này, tức là với trưởng bộ phận trưởng phòng là tôi ký quyết định bổ nhiệm nào tôi kẹp cùng với bản chức năng, nhiệm vụ. Tôi kẹp cùng với lại cái hợp đồng đấy là cái văn bản ký kết như vậy, cái hồ sơ nhân sự đối với các anh đó nó bao gồm một là hợp đồng lao động. Mà hợp đồng lao động được ký dựa trên dữ liệu hồ sơ nhân sự. Và quy chế công ty kẹp cùng với cái cái cái cái hồ sơ cái hợp đồng lao động. Đó là cái quyết định bổ nhiệm vị trí, bổ nhiệm vị trí hàm ý rằng về mặt tổ chức. Tôi thừa nhận chức vụ chức danh đó cho anh. Để anh có cái quyền pháp lý để điều hành nhân viên phía dưới. Vì mỗi một vị trí công việc trong tổ chức, nó phải có quyên. Mà quyền thì có 2 thứ quyền. Một là quyền được thừa nhận bởi tổ chức hoặc pháp lý. Gọi chung là quyền pháp lý. Thứ nhì là quyền gì ạ quyền chuyên môn? Vì thằng đấy nó giỏi hơn thằng khác. Đúng không thế? Cho nên là trong câu chuyện bổ nhiệm này, nó sẽ có một vấn đề là đôi khi chúng ta vì cả nể hoặc vì người nhà chúng ta bổ nhiệm ai đó làm chức vụ trưởng phòng. Nhưng một là không thực lực và không kèm theo toàn bộ thứ này thì thế nào cũng ảm đạm. Hết sức tỉnh táo. Thì đó. Nhưng mà cái thằng này nó có làm đâu, thằng trưởng phòng này nó điều hành chung thôi, nó cũng có làm. Nhưng các việc chi tiết thì ong thợ nó mới làm. Thì đó là nhân viên từng vị trí vậy từng vị trí phải rõ ra được vị trí đó. Tên là gì? Cần bao nhiêu người mô tả công việc của vị trí đó và định hình ra được khối lượng công việc của vị trí đó. Phải có cơ chế đánh giá= bản đánh giá kết quả công việc cuối tháng rồi mới trả lương chứ không có chuyện nghiễm nhiên cuối tháng trả lương toàn bộ cái tiến trình này nó vận hành. À à dựa theo một cái cơ chế vận hành. Rồi+ với lại cái gì ạ? Cái hệ thống gọi là kế hoạch. Báo cáo. Toàn bộ những thứ đó phải được điều chỉnh bởi quy chế bởi quy trình và từng biểu mẫu, đừng đứa nào làm khác, thế thì nó mới biến tổ chức của các anh thành một cỗ máy vận hành, mà nếu không có người này ở chỗ này thì mày biến đi chỗ khác, đừng nhắc thằng khác mà ngồi ở đây, bởi vì nó phải chạy theo một cái guồng máy. Thì anh không làm khác được. Đó là cách duy nhất chúng ta tổ chức công ty theo bộ máy chứ không dựa vào một vị trí con người nào. Và chỉ khi đó, các anh chị mới không sợ nhân viên. Tôi từng chứng kiến quá nhiều trường hợp giám đốc sợ nhân viên như sợ cọp. Sợ ở đây không phải là sợ nó đánh. Mà sợ là anh ái ngại quá rồi, thành ra anh rất ngại phát ngôn cái điều gì. Anh hướng 3, 4 lần hứa 3, 4 lần. Về việc ban hành quy chế mới cho nhân sự tiền lương. Làm mãi không xong. Ông cứ dập dà dập dòm, lúc thì ông bảo thôi, kệ mẹ nó đi chơi hết rồi, nó làm đi nhưng cho hết cho nó làm thế bảo anh ơi, thế thì lương thưởng của em phải cao ồ thế à? Thế lương thưởng cao thì lại sợ. Đúng không thế bây giờ đi học nhân sự song hoặc nghe ông long nói phét xong rồi bảo là gì ạ? Em phải tập trung vào xây dựng đội ngũ phải chú trọng và nhân viên. Ông chú trọng nhân viên kiểu quái gì mà quỹ lương không tăng? Chi phí đào tạo không tăng. Đúng không ạ? Đào tạo nội bộ không thực hiện thế thì chú trọng cái gì? H. Đấy thế cho nên là nó phải có cái logic của nó. Chú trọng hơn thì anh phải trả tiền nhiều hơn. Anh phải chấp nhận chuyện đó thế bảo, nhưng mà như thế, nó vi phạm lợi nhuận của em, nó giảm lợi nhuận ông phải chịu. Bởi vì cùng một lúc anh không thể đạt được tất cả các mục tiêu giống nhau. Nếu 5 trước là tăng trưởng thì anh nếu anh chấp nhận theo đuổi tăng trưởng thì rất có thể lợi nhuận sẽ giảm. Ư và chấp nhận rủi ro? Nếu như 5 sau anh quyết định là gì ạ? Tăng cái năng lực của đội ngũ lên thì em phải chấp nhận giá tiến. Lợi nhuận cũng lại giảm. Vậy thì đến lúc nào nó tối ưu được thì nó lại mang lại lợi nhuận cho anh như vậy anh phải nhìn ở góc độ của thằng đầu tư. Chứ không phải nhìn ở góc độ của thằng tiếng anh, nó gọi là costale troll quản trị chi phí. Đó. Thế cho nên là. Nếu trước đây các công ty đã từng xây dựng sơ đồ tổ chức, thậm chí có viết đến chức năng, nhiệm vụ mà nó vẫn chưa vận hành được. Thì tôi cho các anh chị lời giải là chúng ta còn thiếu 1, 2, 3, 4 cấu phần nữa. Rõ chưa? Và đây chính là chìa khóa, bất luận công ty lớn nhỏ thế nào khi đủ 5 cấu phần này nó khác chạy. Và tôi nói là cái chức năng, nhiệm vụ này, mặc dù nó là một cái bản tài liệu= giấy, cái bản mô tả công việc cho nhân viên này. Nó là cái bản tài liệu in trên giấy. Thì trương tử anh chị là không phải chúng ta in ra bỏ vào tủ cho nó đẹp đâu. Bọn nó phải học thuộc. Và bọn nó phải làm bởi vì bản chức năng, nhiệm vụ của bộ phận này chính là đơn giá tiền lương người ta trả cho thằng trưởng phòng. Bản mô tả công việc này chính là đơn giá tiền lương trả cho nhân viên. Đó, tư duy là như thế thì đây là cách tư duy hệ thống. Chừng nào các anh chị tư duy được vài cái bài này phải thuộc vách nhà. Tôi xin thưa anh chị là. Hôm nay về rồi, mấy hôm nữa cứ mở cái video học thuộc luôn đoạn này đi. Đến lúc triển khai với nhân viên nói đúng thế. Hoặc nếu không nói được bật video thầy long. Chúng mày nghe đi. Khi chúng ta thuyết phục được họ, họ mới nghe. Còn nếu không thuyết phục được họ, chúng ta sẽ quay lại cảm giác gì rất sợ nhân viên, bởi vì nó hỏi một phát ông gãy kèo. Ông không giải thích được vì kiến thức này nó không có. Thứ nhì là gì ạ? Ông hứa hão mãi mà ông không làm được cái gì? Ông nợ thủ tục mãi đối với nhân viên. Làm 3, 4, 5 rồi mà lương chưa được tặng đúng không? Hay là có những cái trường hợp như anh. Anh anh bạn tôi kể chuyện anh anh tuấn. Anh bảo mẹ cái ông nói kiểu gì mà bây giờ một thằng nó đi làm cho ông hàng chục 5 nay rồi. Tài sản của ông chủ thì cách xù. Mà một trong những thằng công thần của ông thì tài sản chẳng có gì. Xong rồi về móc ra một mỗi tháng một tỷ cho. Đấy. Tức là là gì ạ? Cứ tưởng là là mình đã suy nghĩ đúng và hành hành hành động đúng. Nhưng mà đến khi tài sản của mình quá lớn lên rồi thì những công thần với mình đi với mình. Từ những 5 đầu lập nghiệp chả có gì. Thế thì phải nói là người ta quá tốt đúng không? Dạ. Thì để không phải sợ nhân viên nữa và để có một tư duy hệ thống để toàn hệ thống nó chạy thì chúng ta phải làm đủ cấu phần. Bây giờ chúng ta đánh tiếp này. Chúng ta mới nói được với nhau được cái chỗ này thôi. Mới được chút xíu chỗ này phải không? Bây giờ đến chức năng nhiệm vụ này à? Vậy hóa ra còn nhiều việc quá nhỉ? Vậy hẹn này cái chỗ cụ thể hóa vị trí mô tả công việc và bản đánh giá này. À à tháng mấy ạ, từ tháng năm tháng sáu ạ. Tháng sáu mới đến nhân sự. Còn hôm nay cứ làm tốt được cho tôi cái này là anh 80% rồi. Nha để làm thay đổi tư duy và tại sao cái kia làm sao lâu? Thế là bởi vì có làm quái gì đâu, nó vẫn đang chạy mà thôi kệ nó đi được không ạ? Kệ nó đi, cứ thế làm đi. Bây giờ bắt tay vào cái chỗ mà chức năng, nhiệm vụ.

Đây là mẫu để chúng ta viết bản chức năng, nhiệm vụ cho từng phòng, ban, bộ phận. Tôi thì. Không thích cái cách viết văn bản từ trên xuống dưới. Làm vì đọc cái trên thì chưa đến được cái dưới mà đọc cái dưới quên bố nó cái trên. Mà thông thường nó cứ thích phần dưới hơn đấy. Thế cho nên là tôi mới chế ra một cái bảng nó như thế này. Và với cái bảng này thì chúng ta sẽ cố gắng viết trên một tờ giấy thôi. Viết trên một tờ giấy thôi, bản chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban, bộ phận. Và sau này yêu cầu ông trưởng phòng nào lãnh cái bản chức năng nhiệm vụ này kèm theo quyết định bổ nhiệm của mình. Thì vui lòng học thuộc chức năng, nhiệm vụ đi. Bão nhưng mà nó làm xong nó hiểu rồi nó khác thuộc kệ nó. Đầu tiên cứ phải học thuộc đại. Bởi vì đôi khi chúng ta cứ thắc mắc tại sao? Nhân viên của chúng ta nó làm việc chưa tâm huyết. Tại sao chúng nó after chứ không gì ạ? Chứ không cày ngày cày đêm như ta, các ông có biết tại sao? Là bởi vì ông làm cho ông và chúng nó cũng làm cho ông. Chừng nào chúng nó làm cho chúng nó, nó sẽ làm như ông. Đấy. Thế cho nên là gì ạ? Rồi bảo, tại sao chúng nó không tiết kiệm? Là bởi vì ông tiết kiệm cho ông và chúng nó cũng tiết kiệm cho ông. Và toàn bộ công ty của ông thì chưa bao giờ hình thành được cái văn hóa tiết kiệm. Mà cái văn hóa tiết kiệm nó có được từ tích lũy thói quen. Thói quen đến mức tự giác thì trở thành văn hóa phải không? Nhưng. Bất kể một kỷ luật tự giác nào đều khởi nguồn từ kỷ luật bắt buộc. Cho nên muốn chết lý nào thì triết lý triết thời kỳ đầu nó phải đè thẳng vào đầu nó, thằng nào chịu được áp lực thì ở lại. Thằng nào không thì biến. Cho nó nhanh. Mà phải biến đến mức là đuổi nó không cần= dao luôn. Mày dám cho. Chừng nào anh có thể sa thải một vị trí không cần bàn giao lúc đấy có nghĩa là anh đã kiểm soát được toàn bộ tài liệu. Và dữ liệu của mình. Còn tôi cá với các bố nha nhiều bố bây giờ mà thằng nhân viên sale nó bảo nó biến. Là run như cầy sấy. Bao nhiêu hợp đồng đơn hàng dữ liệu chết hết trong máy tính của nó? Cho nên tôi mới nói là tại sao phải bắt chúng nó học thuộc làm gì thế? Đúng không? Là cứ bắt đầu từ kỷ luật bắt buộc. Cướng bức cái đã rồi sau khác tự nguyện. Chức năng. Chức năng là phận sự của nó phải làm. Và có thể làm được trong cái tổ chức này. Gọi là chức năng. Tôi không biết rằng từ điển tiếng việt thì người ta định nghĩa thế nào? Và cũng không quan tâm ở môi trường khác thì người ta nhìn nhận về chuyện này thế nào. Nhưng để triển khai được ở trong doanh nghiệp thì chúng ta hình dung chức năng là phận sự của bộ phận đó trong tổ chức này và có khả năng làm được gọi là chức năng. Tức là phận sự phải làm nhưng không làm được thì cũng không ổn. Thế còn nhiệm vụ chẳng qua là chia nhỏ, chức năng ra. Như vậy, nếu chức năng nào chỉ có một nhiệm vụ thì chức năng với nhiệm vụ là một. Ngon ạ. Nói ví dụ. Cái chức năng đầu tiên của phòng kinh doanh hoặc phòng bán hàng là chức năng gì? Là chức năng truyền thông. Chức năng thứ nhì của phòng kinh doanh hoặc phòng bán hàng là gì? Là xây dựng và quản trị dữ liệu bán. Chức năng thứ 3 mới đến bán hàng. Đúng không? Thế thì ví dụ bản thân trong chức năng bán hàng thì các nhiệm vụ của nó gồm có một. Xây dựng tài liệu bán. 2. Gì ạ? Chào hàng và thương thảo hợp đồng nhiệm vụ thứ 3 là chốt hợp đồng và thực hiện đơn. Nhiệm vụ thứ tư là giao nhận nhiệm vụ thứ 5 là thu hồi công nợ. Đấy là trong cái chức năng đó với 5 nhiệm vụ như vậy. Nên là chúng ta phải thuộc vanh vách. Bởi vì nếu không thuộc thì các anh điều hành chúng nó là điều hành gì ạ? Điều hành theo thói quen. Hãy điều hành= nghiệp vụ, hãy điều hành= kiến thức tất cả chức năng, nhiệm vụ mình đã vạch ra cho các phòng ban, bộ phận chính bao gồm tài chính kế toán đúng không ạ? Kinh doanh. Là phải thuộc lòng lỏng. Nghĩa là thuộc ở đây, không phải em cầm một cái bản, cái này em giấu đằng sau lưng bạn đọc vanh vách đọc. Thuộc quân, nghĩa là tôi nói được cho anh nghe và tôi giải thích cho anh rằng cái đó nó làm thế nào? Và làm khi nào? Cho nên muốn kiểm tra Xem nhân viên của anh chị nó đã thuộc chưa? Thì bảo với nó là công ty sẽ tổ chức một cái hội nghị. Nhờ anh đứng lên nói về chức năng, nhiệm vụ cho cả công ty cùng nghe. Xem Xem toàn hệ thống này đã hiểu đúng về chức năng, nhiệm vụ của mình chưa? Nếu nó đứng được dậy, nó nói từ nghỉ một cách mạch lạc và thuyết trình được cho mọi người nghe. Tạm thời bỏ qua yếu tố về nói hay nói dở nhưng cứ nói đủi, vậy là nó hiểu rồi đấy. Đúng không ạ? Chứ còn gọi dấm dúi lên phòng không mày đọc cho anh nghe chức năng, nhiệm vụ. Thế này không ổn nhá. Hay là ví dụ chức năng truyền thông của bộ phận bán. Chức năng truyền thông của bộ phận bán thì việc một là phải làm gì? Là xây dựng tài liệu truyền thống đã. Đúng chứ? Việc thứ 2 là gì ạ? Phải tham gia hoặc trực tiếp làm nội dung truyền thông phải không ạ? Việc thứ 3 là ví dụ, mày phải đăng bài hay mày phải làm việc gì để phục vụ cho công tác bán hàng? Việc thứ tư là gì ạ? Mày cũng phải có khả năng vì truyền tải cái nội dung đấy khi mà gặp khách hàng vân vân. Đấy, nó tùy từng mô hình kinh doanh và sản phẩm dịch vụ mà chúng ta cụ thể hóa cái nhiệm vụ đó ra. Thế thì. Nếu một bản chức năng, nhiệm vụ như thế này mà chúng ta làm tốt là chúng ta làm tất cả các phần. Còn nếu không, tôi khuyên nhá các anh, chị đừng quá đắm chìm vào. Mà thời kỳ đầu hãy làm tốt 2 cột cột này cột này. Quên béng 3 câu này đi. Nghĩ đã. Không ra ngay được đâu. Bởi vì chúng ta viết ra để làm chứ không phải chúng ta viết ra để nộp bài cho ông thầy. Nếu chúng ta viết ra được một bài, chúng ta cần phải viết cho đầy đủ. Nhưng viết ra để làm mà chưa rõ được cái phần này. Thì cứ từ từ ẩn nó đi. Rồi 3 đến 6 tháng sau bổ sung cũng không chết ai. Còn nếu doanh nghiệp quyết tâm làm tôi cho hướng dẫn như sau. Vai trò được chia tách theo từng chức năng. Vai trò là gì, vai trò là ông làm việc này? Để làm gì? Trách nhiệm. Là ông làm việc này. Để làm gì nhưng phải mang lại kết quả gì và đảm bảo tiêu chuẩn gì?

Quyền hạn tôi cho ông đỗ quyết thứ gì? Trong cái phạm vi kia. À à nói ví dụ. Ví dụ như là chức năng đầu tiên của bán hàng là chức năng truyền thông với các nhiệm vụ 1, 2, 3, 4, 5 sau. Vai trò của nó là gì ạ? Đồng nhất hóa kịch bản và nội dung truyền thông. Còn trách nhiệm của nó là gì ạ? Lan tỏa đến bao nhiêu khách hàng tiềm năng 1 5? Còn quyền quyết của nó là cho mày tự quyết ngân sách truyền thông trong kế hoạch tài chính đã phê chuẩn. Đúng không ạ? Thí dụ thế. Vậy thì nó phải là những câu chuyện viết đúng, viết đủ và chính xác công việc nó phải làm. Đừng văn phong văn vẻ và không cần phải viết hay. Cứ viết cho đúng, cho đủ. Vậy nếu sơ đồ tổ chức của các anh chị có 4 phòng, chúng ta cần 4 bản chức năng, nhiệm vụ rõ chưa?