Chuyên mục hướng dẫn PV và tìm việc xin chào các bạn đang chuẩn bị tìm việc, phỏng vấn tuyển dụng! Để cung cấp hướng dẫn chi tiết về kỹ năng giao tiếp và đàm phán, cùng với các từ khóa và tag phù hợp, chúng ta cần đi sâu vào từng khía cạnh. Dưới đây là cấu trúc chi tiết:
I. TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP VÀ ĐÀM PHÁN
Định nghĩa:
Giao tiếp:
Quá trình truyền đạt thông tin, ý tưởng, cảm xúc giữa hai hoặc nhiều người.
Đàm phán:
Quá trình thảo luận giữa các bên có những mục tiêu khác nhau để đạt được một thỏa thuận chung.
Tầm quan trọng:
Trong công việc: Xây dựng mối quan hệ, giải quyết xung đột, đạt được mục tiêu chung.
Trong cuộc sống: Duy trì các mối quan hệ cá nhân, giải quyết các vấn đề hàng ngày.
Mối liên hệ giữa giao tiếp và đàm phán:
Giao tiếp hiệu quả là nền tảng của đàm phán thành công.
II. KỸ NĂNG GIAO TIẾP HIỆU QUẢ
1. Lắng nghe chủ động:
Khái niệm:
Tập trung hoàn toàn vào người nói, hiểu thông điệp của họ, phản hồi để xác nhận sự hiểu biết.
Cách thực hiện:
Duy trì giao tiếp bằng mắt.
Gật đầu và sử dụng ngôn ngữ cơ thể để thể hiện sự quan tâm.
Đặt câu hỏi làm rõ.
Tóm tắt những gì đã nghe để đảm bảo sự hiểu đúng.
Lợi ích:
Xây dựng lòng tin, tránh hiểu lầm, thu thập thông tin quan trọng.
2. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực:
Các yếu tố:
Ánh mắt, nét mặt, tư thế, cử chỉ, giọng nói.
Cách sử dụng:
Duy trì ánh mắt thân thiện.
Mỉm cười chân thành.
Đứng hoặc ngồi thẳng lưng.
Sử dụng cử chỉ tay tự nhiên để nhấn mạnh.
Điều chỉnh giọng nói phù hợp với ngữ cảnh.
Lưu ý:
Ngôn ngữ cơ thể phải phù hợp với lời nói.
3. Truyền đạt thông điệp rõ ràng, mạch lạc:
Nguyên tắc:
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu.
Tránh sử dụng biệt ngữ, thuật ngữ chuyên môn (trừ khi cần thiết).
Cấu trúc thông tin một cách logic.
Sử dụng ví dụ minh họa.
Tóm tắt thông điệp chính.
Kỹ thuật:
Sử dụng cấu trúc “PREP”: Point (Điểm chính), Reason (Lý do), Example (Ví dụ), Point (Nhắc lại điểm chính).
Sử dụng cấu trúc “STAR”: Situation (Tình huống), Task (Nhiệm vụ), Action (Hành động), Result (Kết quả).
4. Đặt câu hỏi hiệu quả:
Các loại câu hỏi:
Câu hỏi mở: Khuyến khích người trả lời cung cấp thông tin chi tiết.
Câu hỏi đóng: Yêu cầu câu trả lời ngắn gọn, thường là “có” hoặc “không”.
Câu hỏi thăm dò: Tìm hiểu sâu hơn về một vấn đề.
Câu hỏi gợi ý: Dẫn dắt người trả lời đến một câu trả lời cụ thể.
Cách đặt câu hỏi:
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tôn trọng.
Đặt câu hỏi rõ ràng, dễ hiểu.
Tránh đặt câu hỏi dẫn dắt hoặc áp đặt.
Lắng nghe câu trả lời và đặt câu hỏi tiếp theo dựa trên thông tin đã nhận được.
5. Kiểm soát cảm xúc:
Nhận diện cảm xúc:
Nhận biết cảm xúc của bản thân và của người khác.
Quản lý cảm xúc:
Sử dụng các kỹ thuật thư giãn (ví dụ: hít thở sâu).
Tạm dừng trước khi phản ứng.
Tập trung vào vấn đề, không phải vào cá nhân.
Thể hiện sự đồng cảm:
Thể hiện sự hiểu biết và chia sẻ cảm xúc của người khác.
6.
Lựa chọn phương tiện giao tiếp phù hợp:
Các phương tiện:
Gặp mặt trực tiếp, gọi điện thoại, email, tin nhắn, video call…
Khi nào nên sử dụng phương tiện nào:
Gặp mặt trực tiếp:
Khi cần thảo luận phức tạp, xây dựng mối quan hệ, giải quyết xung đột.
Gọi điện thoại:
Khi cần trao đổi nhanh chóng, cần phản hồi ngay lập tức.
Email:
Khi cần gửi thông tin chi tiết, cần lưu lại bằng chứng.
Tin nhắn:
Khi cần trao đổi ngắn gọn, thông báo nhanh.
Video call:
Khi không thể gặp mặt trực tiếp nhưng vẫn muốn nhìn thấy và tương tác với người khác.
III. KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN HIỆU QUẢ
1. Chuẩn bị kỹ lưỡng:
Xác định mục tiêu:
Xác định rõ mục tiêu của bạn trong cuộc đàm phán.
Nghiên cứu đối tác:
Tìm hiểu về đối tác, nhu cầu, mong muốn và điểm mạnh, điểm yếu của họ.
Xác định BATNA:
Best Alternative To a Negotiated Agreement (Giải pháp thay thế tốt nhất cho một thỏa thuận đàm phán).
Xác định điểm kháng cự (Reservation Point):
Mức tối thiểu bạn chấp nhận trong cuộc đàm phán.
Lập kế hoạch:
Xây dựng kế hoạch đàm phán chi tiết, bao gồm các chiến lược và chiến thuật sẽ sử dụng.
2. Xây dựng mối quan hệ:
Tạo không khí thân thiện:
Bắt đầu cuộc đàm phán bằng một cuộc trò chuyện thân mật.
Tìm điểm chung:
Tìm kiếm những điểm chung để tạo sự kết nối.
Thể hiện sự tôn trọng:
Tôn trọng ý kiến và quan điểm của đối tác.
3. Đặt câu hỏi và lắng nghe:
Đặt câu hỏi mở:
Để thu thập thông tin và hiểu rõ nhu cầu của đối tác.
Lắng nghe chủ động:
Để hiểu rõ quan điểm và cảm xúc của đối tác.
4. Đưa ra đề xuất và nhượng bộ:
Đề xuất giá trị:
Đưa ra các đề xuất có lợi cho cả hai bên.
Nhượng bộ có chiến lược:
Sẵn sàng nhượng bộ một số điều để đạt được mục tiêu chính.
Ghi nhận sự nhượng bộ:
Thể hiện sự đánh giá cao đối với những nhượng bộ của đối tác.
5. Xử lý xung đột:
Giữ bình tĩnh:
Không để cảm xúc chi phối.
Tập trung vào vấn đề:
Không tấn công cá nhân.
Tìm kiếm giải pháp:
Tìm kiếm các giải pháp sáng tạo để giải quyết xung đột.
Sử dụng sự hài hước:
Sự hài hước có thể giúp giảm căng thẳng.
6. Kết thúc đàm phán:
Tóm tắt thỏa thuận:
Tóm tắt các điều khoản đã thỏa thuận để đảm bảo sự hiểu đúng.
Ghi lại thỏa thuận:
Ghi lại thỏa thuận bằng văn bản.
Duy trì mối quan hệ:
Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác sau khi đàm phán kết thúc.
IV. CÁC CHIẾN THUẬT ĐÀM PHÁN THƯỜNG GẶP
“Good Guy/Bad Guy”:
Một người tỏ ra khó khăn, người kia tỏ ra dễ chịu để đối phương dễ dàng chấp nhận đề nghị.
“Higher Authority”:
Đưa ra quyết định cần phải thông qua cấp trên, kéo dài thời gian và gây áp lực.
“Flinch”:
Phản ứng thái quá trước một đề nghị để khiến đối phương cảm thấy mình đang đưa ra một yêu cầu quá đáng.
“Nibbling”:
Yêu cầu thêm những điều nhỏ nhặt vào phút cuối sau khi đã đạt được thỏa thuận chính.
“Deadlines”:
Tạo áp lực thời gian để đối phương phải đưa ra quyết định nhanh chóng.
V. LƯU Ý QUAN TRỌNG
Tính trung thực:
Luôn trung thực và đáng tin cậy.
Tôn trọng:
Tôn trọng đối tác và quan điểm của họ.
Kiên nhẫn:
Đàm phán có thể mất thời gian, hãy kiên nhẫn và không bỏ cuộc.
Linh hoạt:
Sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Không ngừng học hỏi:
Không ngừng học hỏi và cải thiện kỹ năng giao tiếp và đàm phán.
VI. TỪ KHÓA & TAG
Từ khóa chính:
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng đàm phán
Giao tiếp hiệu quả
Đàm phán thành công
Kỹ năng mềm
Lắng nghe chủ động
Ngôn ngữ cơ thể
Xử lý xung đột
Chuẩn bị đàm phán
Chiến thuật đàm phán
Tag:
giaotiep
damphan
kynangmem
congviec
cuocsong
thanhcong
lannghe
ngonnguco the
xungdot
chuanbi
chienthuat
VII. CÔNG CỤ HỖ TRỢ
Sách:
“Never Split the Difference” – Chris Voss
“Getting to Yes” – Roger Fisher and William Ury
“Influence: The Psychology of Persuasion” – Robert Cialdini
Khóa học online:
Coursera
Udemy
LinkedIn Learning
Ứng dụng:
Ứng dụng ghi âm để luyện tập lắng nghe
Ứng dụng phân tích giọng nói
Các bài test online:
Đánh giá phong cách giao tiếp
Đánh giá kỹ năng đàm phán
Lưu ý:
Đây là hướng dẫn chi tiết, bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp với mục đích sử dụng cụ thể của mình.
Hãy thực hành thường xuyên để nâng cao kỹ năng giao tiếp và đàm phán.
Chúc bạn thành công!