Hướng dẫn: Hợp đồng thuê kho bãi
Hợp đồng thuê kho bãi là một thỏa thuận pháp lý giữa bên cho thuê (chủ sở hữu kho bãi) và bên thuê (người muốn sử dụng kho bãi) quy định các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc thuê và sử dụng kho bãi trong một khoảng thời gian nhất định. Một hợp đồng thuê kho bãi được lập kỹ càng sẽ bảo vệ quyền lợi của cả hai bên, tránh tranh chấp và đảm bảo quá trình thuê diễn ra suôn sẻ. Hướng dẫn này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các yếu tố quan trọng cần được bao gồm trong một hợp đồng thuê kho bãi hiệu quả.
I. Thông tin chung:
* Tên gọi hợp đồng: Hợp đồng thuê kho bãi cần có tên gọi rõ ràng, ví dụ: “Hợp đồng thuê kho bãi số [Số hợp đồng]”
* Ngày tháng năm lập hợp đồng: Ghi rõ ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng.
* Thông tin bên cho thuê (Chủ sở hữu kho bãi):
* Tên cá nhân/tên doanh nghiệp
* Địa chỉ
* Mã số thuế (nếu là doanh nghiệp)
* Số điện thoại
* Số tài khoản ngân hàng (nếu cần)
* Người đại diện ký kết (nếu có) và chức danh
* Thông tin bên thuê (Người thuê kho bãi):
* Tên cá nhân/tên doanh nghiệp
* Địa chỉ
* Mã số thuế (nếu là doanh nghiệp)
* Số điện thoại
* Số tài khoản ngân hàng (nếu cần)
* Người đại diện ký kết (nếu có) và chức danh
II. Mô tả kho bãi:
* Địa chỉ kho bãi: Địa chỉ cụ thể, chi tiết của kho bãi được thuê. Bao gồm số nhà, đường phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
* Diện tích kho bãi: Diện tích được thuê, tính theo mét vuông (m²), ghi rõ diện tích sàn, diện tích đất (nếu có) và diện tích các khu vực phụ trợ khác (nếu có). Cần có bản vẽ mặt bằng kèm theo nếu cần thiết để minh họa rõ ràng vị trí và diện tích.
* Mô tả kho bãi: Mô tả chi tiết tình trạng kho bãi, bao gồm:
* Kết cấu: Kiểu nhà kho (nhà xưởng, kho container, kho lạnh…), chất liệu xây dựng, độ cao trần, hệ thống cửa ra vào, hệ thống thông gió, hệ thống chiếu sáng…
* Trang thiết bị: Có kèm theo các trang thiết bị nào (ví dụ: hệ thống PCCC, hệ thống giám sát an ninh, bốc xếp hàng hóa…), tình trạng hoạt động của các trang thiết bị. Nếu không có, cần ghi rõ.
* Tiện ích: Có các tiện ích đi kèm nào như điện, nước, hệ thống thoát nước, bãi đậu xe… Chi phí cho các tiện ích này sẽ được quy định cụ thể trong phần chi phí.
* Tình trạng hiện tại: Mô tả chi tiết về tình trạng của kho bãi tại thời điểm ký kết hợp đồng (ví dụ: mới xây, đã qua sử dụng, cần sửa chữa…). Nên có hình ảnh minh họa.
* Phạm vi sử dụng: Ghi rõ phạm vi sử dụng của kho bãi, bao gồm các khu vực cụ thể được phép sử dụng.
III. Thời hạn thuê:
* Thời gian bắt đầu thuê: Ngày, tháng, năm bắt đầu thuê kho bãi.
* Thời gian kết thúc thuê: Ngày, tháng, năm kết thúc hợp đồng thuê. Có thể là thời hạn cố định hoặc thời hạn không xác định (cần ghi rõ điều kiện chấm dứt hợp đồng trong trường hợp này).
* Gia hạn hợp đồng: Quy định về việc gia hạn hợp đồng (nếu có), bao gồm thời hạn gia hạn, thủ tục gia hạn và điều kiện gia hạn.
IV. Mức phí thuê:
* Tiền thuê: Mức tiền thuê hàng tháng/hàng năm (ghi rõ đơn vị tính tiền). Có thể tính theo diện tích, theo khối lượng hàng hóa lưu trữ hoặc theo các phương thức khác. Cần ghi rõ phương thức tính phí.
* Phương thức thanh toán: Quy định rõ phương thức thanh toán (ví dụ: chuyển khoản, tiền mặt), thời hạn thanh toán và hình thức xuất hóa đơn.
* Thuế và phí: Ghi rõ các loại thuế và phí liên quan (ví dụ: thuế VAT, phí quản lý…) và bên nào chịu trách nhiệm chi trả.
* Điều chỉnh tiền thuê: Quy định về việc điều chỉnh tiền thuê trong suốt thời hạn hợp đồng (ví dụ: điều chỉnh theo chỉ số CPI, theo thỏa thuận…).
V. Trách nhiệm của bên cho thuê:
* Bảo đảm an toàn: Bên cho thuê có trách nhiệm bảo đảm an toàn cho kho bãi, thực hiện các biện pháp phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an ninh trật tự.
* Sửa chữa, bảo dưỡng: Quy định rõ trách nhiệm sửa chữa, bảo dưỡng kho bãi trong suốt thời hạn thuê. Trách nhiệm sửa chữa các hư hỏng do nguyên nhân nào thuộc về bên cho thuê.
* Cung cấp tiện ích: Bên cho thuê có trách nhiệm cung cấp các tiện ích đã được cam kết trong hợp đồng.
* Giải quyết tranh chấp: Quy định rõ cách thức giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
VI. Trách nhiệm của bên thuê:
* Thanh toán tiền thuê: Bên thuê có trách nhiệm thanh toán tiền thuê đúng hạn theo quy định trong hợp đồng.
* Bảo quản kho bãi: Bên thuê có trách nhiệm bảo quản kho bãi, giữ gìn vệ sinh, không làm hư hại tài sản.
* Tuân thủ quy định: Bên thuê phải tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự và các quy định khác của bên cho thuê.
* Thông báo: Bên thuê có trách nhiệm thông báo cho bên cho thuê về bất kỳ sự cố nào xảy ra tại kho bãi.
* Sử dụng đúng mục đích: Bên thuê chỉ được sử dụng kho bãi vào mục đích đã được thỏa thuận trong hợp đồng.
VII. Điều khoản chấm dứt hợp đồng:
* Thời điểm chấm dứt hợp đồng: Ghi rõ các trường hợp có thể chấm dứt hợp đồng trước thời hạn (ví dụ: vi phạm hợp đồng, phá sản…).
* Thủ tục chấm dứt hợp đồng: Quy định rõ thủ tục chấm dứt hợp đồng, bao gồm thời hạn thông báo, các điều kiện cần đáp ứng…
* Thanh lý hợp đồng: Quy định rõ cách thức thanh lý hợp đồng, bao gồm việc thanh toán các khoản nợ còn lại, việc bàn giao kho bãi…
VIII. Điều khoản khác:
* Bảo hiểm: Quy định rõ về việc bảo hiểm kho bãi và hàng hóa (nếu có), bên nào chịu trách nhiệm mua bảo hiểm.
* Khắc phục sự cố: Quy định rõ trách nhiệm khắc phục sự cố phát sinh trong quá trình sử dụng kho bãi, ai chịu trách nhiệm và chi phí như thế nào.
* Quyền sở hữu trí tuệ: Nếu có vấn đề liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ, cần ghi rõ trong hợp đồng.
* Giải quyết tranh chấp: Quy định phương thức giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng (ví dụ: hòa giải, trọng tài, kiện tụng).
* Pháp luật áp dụng: Ghi rõ pháp luật nào được áp dụng để giải quyết các tranh chấp phát sinh.
* Điều khoản bất khả kháng: Quy định rõ về trường hợp bất khả kháng và cách thức xử lý trong trường hợp này.
* Địa điểm giải quyết tranh chấp: Chỉ rõ địa điểm giải quyết tranh chấp.
IX. Chữ ký và con dấu:
* Chữ ký của bên cho thuê: Ký tên, ghi rõ họ tên và chức danh (nếu có).
* Chữ ký của bên thuê: Ký tên, ghi rõ họ tên và chức danh (nếu có).
* Con dấu (nếu có): Dán con dấu của cả hai bên.
Lưu ý:
* Hợp đồng thuê kho bãi nên được tư vấn bởi luật sư để đảm bảo tính pháp lý và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
* Hợp đồng cần được soạn thảo rõ ràng, chính xác, tránh các từ ngữ mơ hồ, gây hiểu nhầm.
* Cả hai bên cần đọc kỹ và hiểu rõ các điều khoản trong hợp đồng trước khi ký kết.
* Nên lập thành nhiều bản sao, mỗi bên giữ một bản.
Đây chỉ là một hướng dẫn tổng quát. Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, hợp đồng thuê kho bãi có thể cần bổ sung hoặc điều chỉnh các điều khoản phù hợp. Việc có một hợp đồng thuê kho bãi đầy đủ và rõ ràng là rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi cho cả bên cho thuê và bên thuê. Để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro, nên tham khảo ý kiến của luật sư trước khi ký kết hợp đồng.