Hướng dẫn: Đơn nghỉ việc
Việc viết đơn nghỉ việc có vẻ đơn giản, nhưng một đơn nghỉ việc được viết tốt lại thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với người sử dụng lao động. Một đơn nghỉ việc tốt không chỉ đảm bảo việc chuyển giao công việc suôn sẻ mà còn giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công ty cũ, điều này có ích cho tương lai nghề nghiệp của bạn. Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện về cách viết một đơn nghỉ việc hiệu quả, bao gồm các yếu tố cần thiết, các bước thực hiện và những điều cần lưu ý.
Phần 1: Cấu trúc và nội dung của một đơn nghỉ việc
Một đơn nghỉ việc chuẩn thường bao gồm các phần sau:
* Thông tin cá nhân: Đây là phần quan trọng nhất, giúp người nhận biết được bạn là ai và liên lạc với bạn như thế nào. Bao gồm:
* Họ và tên (viết hoa): Viết rõ ràng, chính xác.
* Chức danh hiện tại: Ghi chính xác chức danh đang đảm nhiệm.
* Địa chỉ: Địa chỉ liên lạc hiện tại, bao gồm số nhà, đường phố, thành phố, tỉnh/thành phố và mã bưu điện.
* Số điện thoại: Số điện thoại di động và/hoặc số điện thoại cố định.
* Email: Địa chỉ email cá nhân mà bạn thường xuyên kiểm tra.
* Thông tin người nhận: Phần này chỉ rõ người mà bạn đang gửi đơn nghỉ việc. Bao gồm:
* Họ và tên người quản lý trực tiếp: Viết đầy đủ, chính xác.
* Chức danh người quản lý: Ghi rõ chức danh của người quản lý.
* Tên công ty: Tên công ty đầy đủ.
* Địa chỉ công ty: Địa chỉ công ty đầy đủ.
* Ngày viết đơn: Ghi rõ ngày bạn viết đơn nghỉ việc. Điều này giúp xác định thời gian chính xác.
* Nội dung chính: Đây là phần quan trọng nhất, thể hiện lý do nghỉ việc và ngày nghỉ việc cuối cùng. Nên viết ngắn gọn, súc tích và lịch sự. Hãy tránh những lời lẽ tiêu cực, chỉ trích công ty hoặc đồng nghiệp. Một số gợi ý cho phần nội dung:
* Cách 1 (chung chung): “Kính gửi [Tên người quản lý], tôi viết thư này để chính thức thông báo về việc tôi xin nghỉ việc tại [Tên công ty], với ngày làm việc cuối cùng là [Ngày nghỉ việc cuối cùng]. Tôi xin chân thành cảm ơn [Tên công ty] đã tạo điều kiện cho tôi làm việc và học hỏi trong suốt thời gian qua. Tôi rất trân trọng những kinh nghiệm và bài học mà tôi đã tích lũy được.”
* Cách 2 (có lý do): “Kính gửi [Tên người quản lý], tôi viết thư này để chính thức thông báo về việc tôi xin nghỉ việc tại [Tên công ty], với ngày làm việc cuối cùng là [Ngày nghỉ việc cuối cùng]. Lý do nghỉ việc của tôi là [Lý do ngắn gọn, chẳng hạn: để theo đuổi cơ hội nghề nghiệp mới, lý do cá nhân, v.v.]. Tôi xin chân thành cảm ơn [Tên công ty] đã tạo điều kiện cho tôi làm việc và học hỏi trong suốt thời gian qua. Tôi rất trân trọng những kinh nghiệm và bài học mà tôi đã tích lũy được.” (Lưu ý: Không cần phải giải thích quá chi tiết về lý do cá nhân, trừ khi bạn tin rằng việc làm như vậy sẽ giúp người quản lý hiểu rõ hơn về quyết định của bạn và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc chuyển giao công việc.)
* Cách 3 (cảm ơn và đề nghị hỗ trợ chuyển giao): “Kính gửi [Tên người quản lý], tôi viết thư này để chính thức thông báo về việc tôi xin nghỉ việc tại [Tên công ty], với ngày làm việc cuối cùng là [Ngày nghỉ việc cuối cùng]. Tôi xin chân thành cảm ơn [Tên công ty] đã tạo điều kiện cho tôi làm việc và học hỏi trong suốt thời gian qua. Tôi rất trân trọng những kinh nghiệm và bài học mà tôi đã tích lũy được. Tôi sẵn sàng hợp tác để đảm bảo quá trình chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ.”
* Chữ ký: Ký tên rõ ràng và đầy đủ.
* Tên viết tay: Viết lại tên đầy đủ của bạn bên dưới chữ ký.
Phần 2: Các bước thực hiện
1. Xác định thời gian nghỉ việc: Hãy chọn ngày nghỉ việc phù hợp, tuân thủ đúng quy định của công ty. Thông thường, bạn cần báo trước từ 2 tuần đến 1 tháng, tùy thuộc vào chính sách của công ty và vị trí công việc của bạn.
2. Chuẩn bị nội dung đơn: Sử dụng một trong các gợi ý ở phần 1 hoặc tự viết dựa trên các yếu tố cần thiết. Hãy đảm bảo nội dung rõ ràng, súc tích và chuyên nghiệp. Kiểm tra kỹ chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.
3. Viết và in đơn: Viết đơn trên giấy chất lượng tốt, sử dụng font chữ dễ đọc và kích thước phù hợp. In ra một bản sao để giữ lại cho bản thân.
4. Gửi đơn: Gửi đơn cho người quản lý trực tiếp của bạn. Có thể gửi trực tiếp, qua email hoặc qua thư, tùy thuộc vào chính sách của công ty và mối quan hệ của bạn với người quản lý. Nếu gửi qua email, hãy đính kèm bản scan đơn đã ký.
5. Thực hiện các thủ tục khác: Sau khi gửi đơn, bạn cần hoàn thành các thủ tục khác như trả lại tài sản của công ty, làm thủ tục thanh toán lương, v.v. Hãy tuân thủ đúng quy trình của công ty để đảm bảo quá trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ.
Phần 3: Những điều cần lưu ý
* Thời gian báo trước: Tuân thủ đúng quy định của công ty về thời gian báo trước. Việc báo trước đủ thời gian giúp công ty có thời gian tìm người thay thế và đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
* Lý do nghỉ việc: Bạn không cần phải giải thích chi tiết lý do nghỉ việc, nhưng hãy lịch sự và ngắn gọn. Tránh chỉ trích công ty hoặc đồng nghiệp.
* Thái độ chuyên nghiệp: Hãy duy trì thái độ chuyên nghiệp trong suốt quá trình nghỉ việc. Hợp tác với công ty để đảm bảo quá trình chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ.
* Giữ liên lạc: Nếu có thể, hãy duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công ty cũ. Bạn có thể liên lạc với đồng nghiệp hoặc người quản lý cũ để cập nhật thông tin về ngành nghề hoặc tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp mới.
* Bảo mật thông tin: Tránh tiết lộ thông tin nhạy cảm của công ty khi nghỉ việc.
Phần 4: Ví dụ mẫu đơn nghỉ việc
Mẫu 1: Đơn nghỉ việc chung chung
[Ngày tháng năm]
Kính gửi: Ông/Bà [Tên người quản lý]
[Chức danh người quản lý]
[Tên công ty]
[Địa chỉ công ty]
Tôi tên là: [Họ và tên]
Chức vụ: [Chức vụ]
Địa chỉ: [Địa chỉ]
Điện thoại: [Số điện thoại]
Email: [Email]
Thư này, tôi xin chính thức thông báo về việc tôi xin nghỉ việc tại [Tên công ty], với ngày làm việc cuối cùng là [Ngày nghỉ việc cuối cùng]. Tôi xin chân thành cảm ơn [Tên công ty] đã tạo điều kiện cho tôi làm việc và học hỏi trong suốt thời gian qua. Tôi rất trân trọng những kinh nghiệm và bài học mà tôi đã tích lũy được.
Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà việc ra đi của tôi có thể gây ra. Tôi sẵn sàng hợp tác đầy đủ để đảm bảo sự chuyển giao công việc diễn ra một cách suôn sẻ.
Trân trọng,
[Chữ ký]
[Họ và tên viết tay]
Mẫu 2: Đơn nghỉ việc có lý do
[Ngày tháng năm]
Kính gửi: Ông/Bà [Tên người quản lý]
[Chức danh người quản lý]
[Tên công ty]
[Địa chỉ công ty]
Tôi tên là: [Họ và tên]
Chức vụ: [Chức vụ]
Địa chỉ: [Địa chỉ]
Điện thoại: [Số điện thoại]
Email: [Email]
Thư này, tôi xin chính thức thông báo về việc tôi xin nghỉ việc tại [Tên công ty], với ngày làm việc cuối cùng là [Ngày nghỉ việc cuối cùng]. Lý do nghỉ việc của tôi là để theo đuổi cơ hội nghề nghiệp mới.
Tôi xin chân thành cảm ơn [Tên công ty] đã tạo điều kiện cho tôi làm việc và học hỏi trong suốt thời gian qua. Tôi rất trân trọng những kinh nghiệm và bài học mà tôi đã tích lũy được.
Tôi sẵn sàng hợp tác để đảm bảo quá trình chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ.
Trân trọng,
[Chữ ký]
[Họ và tên viết tay]
Phần 5: Tóm tắt
Viết đơn nghỉ việc là một bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi công việc. Việc chuẩn bị một đơn nghỉ việc chu đáo, chuyên nghiệp sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt với người sử dụng lao động và tạo điều kiện thuận lợi cho tương lai nghề nghiệp của bạn. Hãy nhớ tuân thủ các bước hướng dẫn trên và luôn giữ thái độ tôn trọng và chuyên nghiệp. Chúc bạn thành công!