Với dự án này, cretacea mong muốn mang đến cho các bạn những thông tin hữu ích nhằm cải thiện một số những kĩ năng cơ bản như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng mua hàng vân vân. Mặc dù đây là những kỹ năng rất là cơ bản nhưng rất quan trọng, nó quyết định đến chất lượng công việc của mỗi chúng ta.
Xin lưu ý rằng đây là những khóa học cơ bản và rút gọn, do vậy các bạn hãy tự mình đọc thêm sách vở để có thêm những kiến thức chuyên sâu ở video này. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu về kỹ năng mua hàng đối với video này thì chúng ta sẽ đi chuyên sâu về kỹ năng mua hàng cho khối hành chính. Văn phòng sẽ không đi chuyên sâu vào khối sản xuất vì nó sẽ phức tạp hơn rất là nhiều. Đối với nội dung đào tạo của cái khóa học này thì chúng ta sẽ có 3 nội dung chính, thứ nhất, chúng ta sẽ nói về hoạt động mua hàng. Thứ 2 sẽ đo lường hiệu quả hoặc của hoạt động mua hàng và thứ 3 sẽ nói về đàm phán trong hoạt động mua hàng. Hãy bắt đầu với hoạt động mua hàng. Trong hoạt động mua hàng thì chúng ta phải biết lập kế hoạch mua hàng, vậy lập kế hoạch mua hàng là gì? Lập kế hoạch mua hàng chính là việc chúng ta dự tính từng số lượng mặt hàng cần mua vào trong kỳ để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Vậy căn cứ để lập kế hoạch mua hàng? Thì chúng ta có những căn cứ nào các bạn hãy nhìn vào cái hình tròn ở phía bên tay phải của màn hình. Ở đây có 3 nhân tố chính có thể được Xem là căn cứ để chúng ta lập kế hoạch mua hàng thứ nhất, dự toán khối lượng hàng hóa cần tiêu thụ trong kỳ thứ 2. Thống kê hàng tồn kho còn đầu kỳ và thứ 3 dự toán hàng tồn kho cần cho cuối kỷ vậy. Người phụ trách mua hàng cần phải trả lời được những câu hỏi sau khi mà lập kế hoạch mua hàng câu hỏi thứ nhất, số lượng hàng cần tiêu thụ, tức cần sử dụng trong kỳ tới là bao nhiêu? Kỳ ở đây có thể tùy theo cái cái quyết định mua hàng của các bạn, đó là cho cái thời gian sử dụng là cho tuần cho tháng cho quý hay cho 5 câu hỏi thứ 2, đó là số lượng hàng tồn kho, tức là số 2 lượng hàng chưa sử dụng hết ở tại doanh nghiệp còn bao nhiêu? Câu hỏi thứ 3, đó là số lượng hàng cần tồn kho, tức là số lượng hàng chúng ta cần dự trữ, đề phòng những trường hợp phát sinh cho mỗi kỳ là bao nhiêu? Khi trả lời được những câu hỏi này thì có nghĩa là chúng ta đã bắt đầu có căn cứ để đưa ra kế hoạch mua hàng cụ thể hơn. Khi chúng ta đã có những cái số liệu ở cái phần trên rồi thì đây là lúc chúng ta sẽ đưa ra con số chi tiết hơn. Thứ nhất, lượng hàng cần mua của chúng ta được xác định như thế nào? Thì con số này sẽ được tính= lượng hàng cần sử dụng thực tế trong kỳ+ với lượng hàng cần tồn kho cuối kỳ. Tức là số lượng hàng cần dự trữ- đi lượng hàng còn tồn kho thực tế đầu kỳ. Sau khi làm phép tính này xong thì chúng ta sẽ có được số lượng hàng cần mua thực tế. Và để tính được sự toán, giá trị hàng hóa cần mua vào thì chúng ta sẽ làm phép nhân. Số tiền này sẽ= tổng lượng hàng cần mua nhẫn với định mức đơn giá mua hàng. Như vậy thì chúng ta đã hoàn toàn có thể nắm được trong tay, đó là chúng ta sẽ cần mua số lượng hàng là bao nhiêu và số tiền dự trù để mua số lượng lượng hàng này là như thế nào? Như vậy sẽ giúp cho công ty có thể lên kế hoạch về mặt ngân sách tốt hơn. Đối với một quy trình mua hàng thì các bạn có thể nhìn thấy trên màn hình hiện giờ ở đây, tôi chỉ đưa ra một quy trình mua hàng cơ bản thôi. Tại vì đối với từng doanh nghiệp và từng mặt hàng khác nhau thì chúng ta sẽ có thể thay đổi về cái quy trình này, nó phù hợp hơn. Tuy nhiên thì tôi muốn các bạn nhìn rõ được là để có thể có được một cái hoạt động hoàng hiệu quả thì chúng ta phải nắm được những quy trình cơ bản trước đã. Trong cái quy trình trên thì chúng ta sẽ có gồm nhiều bước đối với bước đầu tiên, người phụ trách mua hàng sẽ nhận yêu cầu mua hàng hóa từ các bộ phận khác nhau. Lưu ý là đối với mỗi công ty chúng ta lên, chúng ta nên thiết lập một cái phiếu, đề xuất mua hàng và áp dụng cho toàn công ty. Như vậy, khi có bất cứ một bộ phận hoặc một cá nhân nào muốn đề xuất mua một mặt hàng nào đó sẽ ghi vào cái phiếu này và gửi cho người phụ trách mua hàng theo cái thời gian quy định. Sau khi mà người phụ trách mua hàng có được những cái phiếu yêu cầu từ các bộ phận khác nhau thì họ sẽ làm một cái tổng hợp các mặt hàng cần mua và kiểm tra tồn kho cũng như lên sự trù lượng hàng cần mua cho từng mặt hàng. Đối với cái bước 2 này thì chúng ta sẽ áp dụng những cái căn cứ và những cái số liệu mà chúng ta vừa làm ở cái mục một với trên. Trong mục lập kế hoạch mua hàng đọa. Sau khi hoàn thành bước 2 thì chúng ta sẽ đi đến bước 3, đối với bước 3, chúng ta sẽ soạn thư hỏi giá và gửi đến nhà cung cấp. Lưu ý là khi mà các bạn soạn thư hỏi giá và gửi đến nhà cung cấp thì cần phải thực hiện được những nội dung dau đối nhận nội dung. Một đối với thư hỏi giá thì các bạn cần phải có đầy đủ các cái thông tin về sản phẩm mà chúng ta muốn hỏi giá. Ví dụ, chủng loại sản phẩm, số lượng muốn mua là bao nhiêu? Màu sắc kích thước như thế nào? Ờ yêu cầu nhà cung cấp báo giá cho chúng cho chúng ta theo những cái số lượng hàng khách nhau, vì có thể lúc đầu chúng ta mua muốn mua số lượng hàng là a. Nhưng nếu mà trong trường hợp mà số lượng hàng mua lớn hơn với giá tốt hơn thì chúng ta có thể Xem xét phương án mua nhiều hàng hơn để có lợi hơn. Và khi mà chúng ta hỏi giá thì chúng ta sẽ gửi cái yêu cầu báo giá của chúng ta đến doanh nghiệp bán các mặt hàng cung cấp đó thôi. Vì sao vì một doanh nghiệp có thể cần mua nhiều mặt hàng khác nhau tại một địa điểm nhưng chúng ta sẽ tách cái nội dung đó riêng ra và chỉ gửi đến những cái nhà cung cấp bán mặt hàng liên quan để không làm khó nhà cung cấp hay không làm cho nhà cung cấp cảm thấy bối rối hay là khó chịu trong cái phần tư hỏi giá của chúng ta thì chúng ta cũng cần phải thể hiện rằng nếu mà nhà cung cấp có giá và chất lượng hạt tốt thì cái sự hợp tác giữa doanh nghiệp của mình và các nhà cung cấp này thì sẽ còn tiếp tục nhiều trong những đơn hàng sau. Và vì cái nội dung này thì cũng có thể là nhà cung cấp sẽ offer cho chúng ta một cái mức giá tốt hơn. Ờ. Ngoài nội dung về thư hỏi giá thì sẽ có một cái nội dung mà chúng ta phải lưu ý trong cái phần này, đó là nhà cung cấp khi mà chúng ta tìm kiếm nhà cung cấp thì chúng ta phải lựa chọn ít nhất là tầm là khoảng 3 trong số nhà cung cấp tốt nhất để gửi thương yêu cầu báo giá. Sau khi mà mình gửi yêu cầu báo giá cho những nhà cung cấp này mà nếu mà có số lượng thư phản hồi lại báo giá phản hồi mà ít hơn 3 thì chúng ta nên tìm bổ sung nhà cung cấp tại vì sao? Khi mà chúng ta chỉ hỏi một nhà cung cấp thôi, chẳng hạn thì nếu mà cái giá đó thực sự là giá không tốt thì chúng ta cũng không biết được. Để so sánh với nhà cung cấp khác, hoặc nếu mà cái quá trình đàm phán của chúng ta với nhà cung cấp đó có vấn đề trong cái quá trình làm việc thì chúng ta lại phải bắt đầu lại từ đầu, vì vậy rất là không tức là rất là lãng phí thời gian. Do vậy ngay từ đầu, chúng ta hãy tìm những nhà cung cấp khác nhau và lựa chọn 3 nhà cung cấp mình cảm thấy là tốt nhất để mình gửi yêu cầu báo giá. Trong quá trình mà mình tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp thì hiện giờ có rất là nhiều các công cụ khác nhau để mình có thể tìm kiếm thông tin. Ví dụ mình có thể tìm kiếm trên Google, trên social network hoặc là qua mối quan hệ cá nhân sẽ tùy theo các cái. Bạn có những cái năng lực đến đâu, hoặc là những cái mối quan hệ đến đâu thì chúng ta sẽ có những cái cách thức làm phù hợp. Và các bạn có thể nhìn thấy ở trên màn hình ở đây thì tôi có một cái mẫu về đề nghị báo giá. Đây là một mẫu mà intel kiểu in in giấy a 4 ra được gửi cho các nhà cung cấp. Tuy nhiên thì không nhất thiết là mình phải làm như vậy. Mình hoàn toàn có thể là viết những cái nội dung này vào trong một cái email, nhưng những cái thông tin mà mình yêu cầu thì nó cần phải được rõ ràng và được trình bày đẹp. Tốt nhất là nên có bảng biểu. Với bước 4, sau khi mà mình đã có báo giá của các nhà cung cấp khác nhau thì đây sẽ là cái cái cái lúc mà chúng ta sẽ phân tích các báo giá và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên những báo giá nhận được từ các nhà cung cấp thì chúng ta sẽ tiến hành phân tích dựa trên những cái nội dung sau. Thứ nhất, giá mà nhà cung cấp đưa cho chúng ta đã thực sự tốt hay chưa? Chất lượng hàng hóa của nhà cung cấp này có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp mình hay không? Quy trình thanh toán và giao hàng có tiện lợi hay không? Có chính sách bảo hành của họ ra sao? Dựa trên những cái phân tích trên thì chúng ta sẽ đưa ra cái lựa chọn của mình về nhà cung cấp nào là phù hợp nhất sẽ tùy thuộc vào mũi một doanh nghiệp thì sẽ có những ưu tiên khác nhau. Tuy nhiên thì ở trong trường hợp này, chúng ta nên so sánh tương quan giữa các yếu tố để đảm bảo cho quyết để đảm bảo sao cho cái quyết định của mình là quyết định sản xuất nhất. Sau khi bước 4 hoàn thành thì chúng ta sẽ bước sang bước thứ 5, đó là. Bước đặt hàng đối với bước này thì mình sẽ tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp và trong cái nội dung đặt hàng thì phải ghi rõ về số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng được hạn thanh toán. Vân vân, tất cả những cái nội dung mà mình đã tìm hiểu trước đây để đảm bảo cho cái việc là cái đơn đặt hàng của mình và cái sự xác nhận của bên nhà cung cấp là thống nhất và sẽ không có sự tranh cãi hay là những cái sự mà xung đột xảy ra dựa trên cái việc là thông tin không đủ rõ ràng. Sau bước 5 đã là bước 6, bước 6 là bước nhận hàng. Khi mà chúng ta nhận hàng từ nhà cung cấp thì chúng ta phải theo dõi cái thời gian giao hàng của nhà cung cấp theo cái cái cái cái thời gian mà chúng ta đã đàm phán và nếu mà thấy có bất cứ cái sự chậm trễ nào, hoặc là khi mà giao hàng, hàng hóa của vấn đề thì ngay lập tức phải phản ánh lại, thông báo lại với nhà cung cấp để có phương án giải quyết.
Và cái việc này nó cũng giúp chúng ta tiết kiệm được cái phần thời gian và không phải chịu trách nhiệm về một số những cái trường hợp phát sinh. Bước bẩy là bước cuối cùng trong quy trình mua hàng của chúng ta, đó là nhận hóa đơn từ nhà cung cấp và thanh toán phần còn lại thì tùy thuộc vào từng quy định của mỗi doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp. Chúng ta sẽ phải lấy đầy đủ chứng từ để thanh toán, có thể gồm hóa đơn đỏ, hóa đơn bán lẻ, phiếu bán hàng và phiếu bảo hành. Vân vân thì sau khi đã có đầy đủ toàn bộ những giấy tờ mà doanh nghiệp yêu cầu rồi thì chúng ta sẽ tiến hành thanh toán nốt phần tiền còn lại cho nhà cung cấp, nếu mà cái số tiền mà chúng ta vẫn còn nợ thì đây sẽ là bước cuối cùng. Trong cái quy trình mua hàng của chúng ta.