ủ đề của video này là giao tiếp viết hiệu quả bình thường trong quá trình mà chúng ta làm việc, học tập thì sẽ có 2 dạng thức mà chúng ta sử dụng để giao tiếp, thứ nhất là giao tiếp qua lời nói và thứ 2 là giao tiếp viết. Vậy thì trong cái video này, chúng ta sẽ chỉ đi về cái nội dung liên quan đến giao tiếp viết thôi còn giao tiếp liên quan đến vấn đề là giao tiếp, nói thì mình sẽ sử dụng một cái video khác để mình bàn về cái vấn đề đấy nhá.
Về kỹ năng giao tiếp viết thì mình cần phải. Biết được rằng, nói về kỹ năng giao tiếp viết thì mình cần phải biết là giao tiếp viết sẽ gồm có 2 dạng cơ bản, đó là giao tiếp viết chính thức và giao tiếp viết đơn giản. Vậy thì giao tiếp viết chính thức, nó sẽ gồm những cái bạn viết liên quan đến những cái thông báo, báo cáo đơn hàng hoặc là tài liệu hướng dẫn làm việc, tức là nó nhận là những cái văn bản chính thức. Nó yêu cầu cái về mặt hình thức này. Chính tả này trình bày này và ngôn từ. Nó sẽ phức tạp hơn và nó yêu cầu mình phải chỉn chu hơn. Còn đối với giao tiếp viết đơn giản thì nó có thể thông qua những cái tin nhắn hoặc là email trong quá trình sử dụng thì cái yêu cầu của nó sẽ giảm hơn một chút. Tuy nhiên thì không có nghĩa là mình thích viết gì cũng được. Mình chỉ nói là đây là yêu cầu giảm à, tức là cái yêu cầu của nó sẽ giảm hơn một chút so với cái văn bản giao tiếp chính thức thôi. Ở đây, các bạn có thể nhìn thấy cái là mình có đưa ra 3 cái ví dụ về các cái văn bản giao tiếp với chính thức. Nó có thể là những cái thông báo mà các cơ quan nhà nước đưa ra để cho các cái phòng ban hoặc là các cơ quan khác liên quan có thể theo dõi và triển khai thực hiện theo cái thông báo đó. Hoặc nó cũng có thể là một cái báo cáo tài chính của một doanh nghiệp thì đến cuối 5 thì các bạn có thể phải làm báo cáo tài chính thì cái văn bản này nó yêu cầu. Cái quy chuẩn về mặt hình thức, về mặt ngôn từ và cái quy cách rất là cao và cái một cái ví dụ nữa là cái đơn đặt hàng thì mỗi doanh nghiệp sẽ có một cái quy định khác nhau về cái form mẫu, trong cái việc các bạn sử dụng ở văn phòng mình á đối với từng cái công việc khác nhau thì ở đây mình có một cái đơn đặt hàng thì khi mà bạn đặt hàng đối với bất kỳ một cái sản phẩm nào đó thì bạn sẽ điền vào cái form này và bạn gửi đi cho đối tác của mình hoặc là gửi đến các phòng ban. Phụ trách cái công việc thu mua đấy của đơn vị bạn chẳng hạn thì nó sẽ liên quan đến những cái văn bản chính thức mà công ty bắt buộc mình phải sử dụng và các bạn phải tuân theo các bạn sẽ không được tạo ra một cái form biểu khác mà nó khác đi, nếu mà công ty đã yêu cầu. Đây chỉ là một số những cái ví dụ về giao tiếp viết đơn giản thì mình có đưa ra cho các bạn 2 ví dụ, đó là một cái ví dụ là việc là mình sử dụng tin nhắn trong cái quá trình làm việc, ví dụ như là mình có yêu cầu với các cái thành viên ở trong đội nhóm của mình, chẳng hạn thực hiện một cái công việc gì đó thì không nhất thiết là các bạn phải sử dụng email, nếu mà cái thông tin đấy nó không cần phải quá là form mù hay là nó không cần phải kiểu cách gì cả thì các bạn hoàn toàn có thể sử dụng các cái kênh. Và thông tin các cái kênh chát, ví dụ như skype, zalo, whatsapp, thậm chí là tin nhắn điện thoại để các bạn có thể là nhắn tin cho đồng nghiệp của mình, hoặc là thậm chí là kể cả cho đối tác của mình. Nếu mà trong trường hợp mà các bạn đặt kết nối được với các đối tác đó khá là tốt để người ta có thể hoàn thành cái công việc đấy cho mình theo cái deadline mà mình yêu cầu như vậy thì nó vừa tiết kiệm được thời gian mà nó cũng giúp cho các bạn là đôi khi sút gần được cái khoảng cách đối với cái người mình làm việc cùng. Tại vì khi mà email ấy thì là người ta sẽ có một cái cảm giác gì đó, nó nó quá nó nó. Nó hơi gò bó này nó hơi kiểu cách hơn này nó có form ồ. Thế nên là cái việc mà các bạn giao tiếp qua email thì kẻ sự thân thiết của nó cũng sẽ không= so với các bạn. Nếu các bạn sử dụng các cái công cụ chat. Ờ tiếp theo đó là mình có thể là sử dụng email cũng là một cái dạng thức giao tiếp viết đơn giản. À các bạn có thể sử dụng email để làm việc với đối tác, cũng có thể là các bạn sử dụng email để làm việc với các thành viên trong công ty của mình. Thế thì sẽ tùy thuộc vào cái mục đích mà các bạn viết email thì cái quy cách của cái email, cái hình thức của email và ngôn từ trong email nó cũng sẽ thay đổi một chút. Ví dụ như lần đầu tiên bạn làm việc với một khách hàng thì bạn sẽ viết email một cách lịch sự hơn. Ngôn từ các bạn sẽ chau chuốt hơn cẩn thận hơn, còn khi mà các bạn đã làm việc với họ quen rồi thì một cái email có thể là sẽ rất là đơn giản hơn, ví dụ như là. Đia Hải Anh 3 vui lòng xác nhận cho chị các cái thông tin đơn hàng như thế này nhé, như thế này nhé thì nó sẽ. Cái nội dung nó sẽ không quá cầu kỳ như cái việc là lần đầu tiên các bạn làm việc với họ, hoặc là trong quá trình mà bạn viết email cho sếp của mình. Chẳng hạn thì cái cái câu từ ngôn ngữ nó cũng sẽ lịch sự hơn, ví dụ như là đi anh huy a em gửi báo cáo tài chính theo nội dung đính kèm, anh có thể. Và Xem giúp em nếu mà có bất cứ một cái thông tin nào mà cần phải điều chỉnh thì anh vui lòng feedback lại cho em nhé. Cảm ơn anh thì đấy là cái cách thức mà khi mà bạn làm việc, việc sếp trực tiếp của bạn thì cái ngôn từ nó cũng sẽ mang tính tính chất lịch sự. Nhưng còn nếu mà là đồng tính nghiệp của bạn, người ngang hàng với bạn cùng đang hợp tác với bạn trong một cái công, việc nào đấy thì hoàn toàn có thể là đi nga. Đây là cái phần việc mà chị vừa hoàn thành xong em kiểm tra giúp chị nhé. Có gì thì phản hồi sớm cho chị, thế thì cái cách thức mà các bạn viết email nó sẽ phụ thuộc vào cái việc là đối tượng các bạn viết email là ai? À các bạn mối quan hệ của bạn với cái người viết email đấy như thế nào? Các bạn đã quen biết họ lâu chưa? Đã hợp tác với họ lâu chưa? Hay là lần đầu tiên đó thì những cái như thế thì các bạn cũng cần phải đẩy một chút. Các bạn không nên cứng nhắc mặc dù là cùng là một cái email nhưng mà. Cái email này này sẽ mặc dù cùng là cái việc các bạn inviet email thôi, nhưng mà các cái email nó sẽ có nội dung khác nhau, hình thức cũng sẽ khác nhau một chút đối với từng đối tượng mà các bạn làm việc.
Khi mà mình nói về cái việc làm, giao tiếp viết thì mình cũng cần phải biết được rằng là cái mục đích của giao tiếp trong kinh doanh là gì. Thế thì ở đây mình sẽ đưa ra 4 cái mục đích chính, thứ nhất là để lưu trữ trong việc là tra cứu khi mà các bạn cần làm việc cần đến nó trong tương lai. Ví dụ như bây giờ, nếu mà giả sử bạn mua đơn hàng, chẳng hạn bạn mua hàng, bạn không có những cái văn bản, những cái giấy tờ chứng minh được các bạn lưu lại thì đến khi mà các bạn cần kiểm tra lại Xem là cái đơn hàng đấy có chị dái như thế nào? Và mua của ai? Các cái điều khoản thanh toán ra sao? Thuế thiếc các thứ như thế nào? Thế thì lúc đấy, các bạn sẽ gặp khó khăn nếu mà các bạn không có một cái văn bản viết nào cả để mà tra cứu thì cái này rất là khó, nhất là trong trường hợp là ví dụ, một người mua sản phẩm là một người khác, nhưng người kế toán lại là người cần phải thống kê và cần phải làm báo cáo cần phải hạch toán. Thế thì cái việc các bạn có văn bản viết sẽ giúp cho các bạn lưu trữ để tra cứu trong tương lai một cách thuận tiện hơn. Cái thứ 2 đó là sẽ làm căn cứ pháp lý khi cần thiết thì như mình nói ấy rồi, đó là đối với các doanh nghiệp thì sẽ có cuối 5 sẽ có liên quan đến các cái việc là các bạn phải làm báo cáo tài chính này. Các bạn phải báo cáo thuế này. Vậy thì các cái chứng từ văn bản của trong quá trình mua bán, làm việc, nó sẽ là căn cứ để các bạn làm việc với các cơ quan liên quan. Ờ mục đích tiếp theo của giao tiếp viết đó là nó giải quyết được cái trở ngại của yếu tố không gian và thời gian trong cái việc truyền tin. Nếu mà bạn làm việc với đối tác nước ngoài á thì các bạn biết rồi là cái múi giờ của Việt Nam so với các quốc gia nó sẽ khác nhau, tức là cái giờ các bạn đang làm việc thì sẽ là giờ của đối tác, bạn đang đi ngủ. Vậy thì làm sao bạn có thể gọi điện được cho họ đúng không? Hoặc là ngược lại? Vậy thì chỉ có một cách đó là các bạn viết email, các bạn gửi tin nhắn. Hoặc là một hình thức nào đó mà khi mà các bạn làm không làm việc thì họ vẫn có thể đọc được những thông tin đấy và phản hồi cho bạn. Thế thì đây sẽ là một cái một trong những cái mục đích a. Chính của cái giao tiếp viết. Ờ tiếp theo cái mục đích cuối cùng đó là tiết kiệm chi phí. Nếu mà các bạn sử dụng cái việc là giao tiếp trực tiếp ấy trong tất cả các công việc của mình á thì nó sẽ liên quan đến rất nhiều chi phí phát sinh. Ví dụ, để tổ chức ra được một cuộc họp trực tiếp với khách hàng, các bạn sẽ phải chuẩn bị thời gian của các bạn này. Các bạn sẽ phải di chuyển, tức là phải sử dụng phương tiện di chuyển sẽ liên quan đến chi phí xăng xe, chi phí xe cộ, nếu mà họp thì phải có phải chuẩn bị cái nơi họp phòng họp rồi nước uống đó. Hoặc là nếu mà các bạn có giao tiếp với họ qua điện thoại, chẳng hạn thì cái cước phí của điện thoại cũng sẽ chắc chắn là sẽ cao hơn so với các bạn gửi một cái email. Vậy thì cái thứ việc là các bạn sử dụng giao tiếp viết sẽ giúp các bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí trong tương lai.
Tuy nhiên thì giao tiếp viết sẽ có những cái hạn chế của nó mà các bạn cần phải lưu ý để có thể cân nhắc cái việc là trong trường hợp đấy, mình có nên sử dụng phương pháp giao tiếp viết hay không, hay là mình cần phải giao tiếp trực tiếp? Vậy thì ở đây mình sẽ đưa ra 3 cái hạn chế lớn nhất của giao tiếp viết. Thứ nhất là người nhận tin có thể không hiểu hết ý hoặc hiểu nhầm ý của người truyền tin do thiếu sự hỗ trợ của cái các cái kênh giao tiếp của phi ngôn ngữ. Ví dụ như là cái cử chỉ nét mặt và giọng nói trong cái quá trình mà bạn giao tiếp trực tiếp với họ, ví dụ như là bạn sử dụng ngôn từ của mình ở trong phần giao tiếp, nhưng có thể cái lúc mà người đọc tin đấy, người ta, người ta đọc cái tin nhắn của bạn hoặc là đọc cái email của bạn, người ta ở trong người ta đang có một cái sự bực tức nào đó, người ta đang không vui vẻ thì người ta hiểu nhầm ý của bạn là cho rằng là bạn đang hạch sách chẳng hạn, hoặc là bạn đang làm khó họ, vì lúc đấy người ta không nhìn được cái biểu cảm khuôn mặt của các bạn có thể là lúc đấy bạn hoàn toàn thiện ý thôi. Nhưng mà cái ngôn từ của các bạn thì có thể là nó hơi cứng nhắc một chút, vậy nên đã gây ra cái sự hiểu lầm giữa 2 bên. Cái hạn chế thứ 2 đó là tài liệu văn bản này có thể gây bất lợi cho cái người tạo ra nó trong tương lai. Vì khi mà các bạn tạo ra một cái tài liệu, văn bản thì nó cũng có thể là trở thành một cái chứng cứ rõ ràng để có thể là gây bất lợi cho bạn. Nếu mà cái công việc, cái cái trong tương lai nó phát sinh một cái công việc liên quan đến cái tài liệu, văn bản đó. Ví dụ. Ờ ở một số doanh nghiệp ấy thì sẽ có thể là cái cái. Nhưng. Các tài liệu, số liệu để các bạn làm thuế có thể sẽ khác với những cái tài liệu, số liệu mà các bạn hạch toán trong doanh nghiệp chẳng hạn. Vậy thì khi mà các bạn tạo ra đồng thời song song 2 cái loại tài liệu như vậy, vậy thì có thể nếu mà trong trường hợp mà cái tài liệu thực bị lộ ra chẳng hạn thì sẽ gây bất lợi cho bạn? Đối với các cơ quan thuế, khi mà người ta nhảy vào thanh tra hoặc là cũng có thể là có những cái lúc mà bạn giao tiếp với cấp dưới của mình về một số công việc nào đó, nhưng cái công việc đấy lại làm cái công việc mà. Nó nó nó ngược cái đi ngược lại với cái ý muốn của sếp của bạn chẳng hạn, vậy thì lúc đấy cái người nhân viên cấp dưới của bạn hoàn toàn có thể là lấy những cái chứng cứ đấy để có thể trình lên cấp trên để làm cho cái uy tín của bạn bị hạ xuống. Vậy thì khi mà các bạn sử dụng văn bản viết, kể cả email, tin nhắn thì các bạn cũng cần phải cẩn thận. Đó là có những cái gì các bạn cần viết hoặc là nên viết, còn những cái gì các bạn phải cẩn thận để tránh cái trường hợp là các bạn tự đặt mình vào một cái một cái bẫy ở trong tương lai. Mà lại chính mình tạo ra ở cái thời điểm hiện tại. Hạn chế thứ 3 của giao tiếp viết đó là cái tốc độ truyền và nhận tin của giao tiếp qua văn bản thì chắc chắn là sẽ chậm hơn qua việc giao tiếp trực tiếp. Tại vì khi mà bạn viết một cái email thì phải đợi bên kia nhận cái thông tin rồi lại viết email phản hồi lại đúng không? Thế thì lúc đấy là có thể là các bạn lại phải chờ cái người bên kia trả lời email cho mình vì có thể lúc đấy họ đang đi bên ngoài, họ không ngồi ở máy tính, họ không check email của bạn, nhưng nếu như giả sử mà bạn gọi một cú điện thoại chẳng hạn thì cái thông tin bạn có được sẽ ngay và luôn thì bạn sẽ nhận được thông tin sớm hơn hoặc là thậm chí có một số trường hợp mà. Các cái tài liệu của các bạn là phải gửi qua đường bưu điện cơ, vậy thì đương nhiên chắc chắn là cái tốc độ truyền tin và nhận tin của các bạn sẽ bị hạn chế. Rất là nhiều, các bạn sẽ phải đợi rất là lâu. Tuy nhiên thì như mình đã nói, trong một số trường hợp thì các bạn không thể sử dụng cái kênh giao tiếp trực tiếp được thì bắt buộc các bạn phải sử dụng cái kênh giao tiếp viết này. Vậy thì các bạn cần phải lưu ý những cái hạn chế của nó để có thể ra quyết định là với trường hợp nào thì mình sử dụng giao tiếp viết với trường hợp nào để thì mình sử dụng giao tiếp trực tiếp để vừa có thể là tiết kiệm chi phí. Vừa tránh đẩy mình vào những cái tình huống không tốt. Ở đây, mình muốn các bạn lưu ý đến một số những cái yếu tố khi mà các bạn là viết văn bản trong cái quá trình mà các bạn viết văn bản ý thì các bạn cần phải trả lời được 3 cái yếu tố như sau thì lúc đấy các bạn mới chắc chắn là mình đang tạo ra được một cái văn bản viết tốt. Thứ nhất là cái văn bản viết này sẽ là văn bản chính thức hay là văn bản giao tiếp viết đơn giản vì nếu nó là văn bản viết chính thức thì các bạn phải tuân theo một cái quy chuẩn nhất định về form biểu mẫu và những cái ngôn từ ở trong đó. Nó sẽ phải rất là fomo, rất là lịch sự và có một số những cái từ ngữ nó mang tính chất chuyên biệt về văn bản. Còn nếu mà các bạn sử dụng văn bản giao tiếp viết đơn giản thì như mình đã đề cập lúc trước, nó sẽ phụ thuộc vào cái việc đó là cái đối tượng mà các bạn đang viết. 5 văn bản và gửi tới đó là ai thì các bạn có thể sử dụng những cái ngôn từ mềm mỏng hơn, hoặc là lịch sự hơn đó thì khi mà các bạn quyết định được cái điều đấy rồi thì các bạn sẽ biết được là mình cần phải. Là tạo ra một cái văn bản như thế nào? Và các bạn cũng sẽ cần phải lưu ý đó là cái người đọc văn bản viết này là ai thì các bạn mới biết được là các bạn sẽ sử dụng cái ngôn từ như thế nào cho phù hợp. Nếu mà đối tượng người đọc văn bản của các bạn là những cái người mà có trình độ dân trí hơi thấp chẳng hạn. Vậy thì các bạn. Bắt buộc là phải sự dụng những cái ngôn từ dễ hiểu không được sử dụng những cái ngôn từ quá là chuyên ngành gây cho cái người đọc, không hiểu được những cái gì mà bạn đang muốn chưa đạt. Và thứ 3, đó là cái mục đích của cái văn bản bạn viết là gì khi mà các bạn à biết được cái mục đích của bạn là gì thì các bạn cũng sẽ biết cách sử dụng những ngôn từ phù hợp. Ví dụ như bạn đang tạo ra một ban văn bản để thuyết phục những người nghe ủng hộ cho một cái ý kiến của bạn chẳng hạn, hoặc là ủng hộ cho một cái kế hoạch của bạn thì ngôn từ của bạn nó cần phải mang tính chất thuyết phục và mềm mỏng. Nhưng nếu mà bạn đang tạo ra một văn bản mang tính chất, đó là. Đưa ra một hình phạt đối với một cái người nào đó vi phạm những cái điều gì đấy trong công ty, những cái quy định nào đó trong công ty thì lúc đấy ngôn từ của các bạn nó phải thể hiện được cái cái cái sức mạnh của cái việc đó là bạn là người đại diện cho công ty đưa ra cái quy định về hình phạt này. Đối với người vi phạm thì nó mới mang tính chất răn đe. Vậy thì các bạn cần phải lưu ý khi mà phân vân bạn. Để có thể viết được một cái văn bản nó hiệu quả thì các bạn. Cần phải tuân thủ một số những cái bước nhất định thì ở đây mình có đưa ra 4 cái bước cơ bản thôi. Nó sẽ không phải là những cái cái bước cố định vì cái đối với từng cái loại văn bản, nó sẽ khác nhau một chút và các bạn cần phải điều chỉnh cho phù hợp. Tuy nhiên thì đây là những cái cái bước cơ bản, nó giúp bạn có thể định hình được và khi mà các bạn tuân theo những cái bước này thì các bạn sẽ tránh được những cái sai sót nhiều nhất có thể. À cái bước đầu tiên là các bạn đưa ra cái mục đích viết là gì? Bước thứ 2 đó là các liệt kê các nội dung để viết dựa trên cái mục đích viết của bạn thứ 3, đó là sắp xếp các ý, tức là các cái nội dung bạn định viết á trình bày theo cái thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp và thứ tư, đó là sử dụng ngôn ngữ mà người nghe có thể hiểu được cẩn thận với các biệt ngữ thì khi mà các bạn viết một văn bản thì những cái gì các bạn định viết, các bạn muốn viết thì các bạn phải liệt kê ra trước, sau đó là bạn sắp xếp theo các trình tự thì như vậy, cái người đọc người ta sẽ nhìn thấy được là OK. Với cái văn bản này thì có những cái yếu tố này. Mình cần phải lưu ý thì những cái mà nội dung mà càng ở phía trên thì họ càng để ý nhiều hơn thì cái cái yếu tố thành công cho bạn khi mà các bạn truyền tải các nội dung càng cao hơn và cái sự cái ngôn ngữ mà các bạn sử dụng trong cái căn bản, nó phải phù hợp với cái đối tượng người nghe. Ví dụ, bạn đang viết một cái email cho một bộ phận kĩ thuật thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng những cái ngôn từ mang tính chất kỹ thuật trong cái quá trình mà các bạn giao tiếp với họ. Liên quan đến máy móc và các cái quy trình thực hiện. À nó là những cái từ ngữ chuyên ngành, nhưng nếu giả sử bạn. Không cười email cho phòng kỹ thuật mà bạn đang gửi email cho toàn công ty. Vậy thì bạn phải cố gắng làm sao cho các cái thông tin mà các bạn sử dụng? Toàn bộ nhân viên ở các bộ phận khác nhau phải hiểu được cái ý của bạn chứ không phải là các bạn lại bắt. Họ phải tra cứu những cái từ bến ngữ đấy thì cái tài liệu của các bạn tạo ra nó đang không hiệu quả và những người nghe người ta cũng sẽ cảm thấy bực mình với cái nội dung mà các bạn đang đưa ra.
Trong quá trình mà các bạn tạo ra một cái văn bản viết và các bạn giao tiếp viết với mọi người xung quanh á thì các bạn cần phải đảm bảo được một số cái yêu cầu. Thứ nhất là cái thông tin mà các bạn đưa vào văn bản phải chính xác, cụ thể, tại vì như mình đã nói, đó là văn bản viết nó trở thành một cái chứng cứ cho bạn à một cái chứng cứ để chống lại bạn. Nếu mà bạn làm sai, thế nên là những cái gì bạn viết xuống, nó phải được chính xác cụ thể và thể thức văn bản cần phải được đảm bảo. Tức là nếu mà văn bản của bạn. Là văn bản chính thức thì cái kết cấu của cái văn bản ấy phải rất là chặt chẽ. Còn nếu văn bản của bạn là văn bản do tính cách đơn giản thì nó sẽ được tức là được nhẹ nhàng hơn, nó không cần phải tuân thủ những cái quy tắc viết quá là chặt chẽ như cái văn bản chính thống mà mình vừa nói. Cái nội dung của cái văn bản nào của bạn thì phải có mục đích rõ ràng và được trình bày logic, gắn gọn. Nếu mà cái nội dung của bạn đưa ra nhưng không được trình bày một cách logic gắn gọn, tức là cái email của bạn cứ dài lê thê. Nhưng mà khi mà người đọc đọc lên không hiểu bạn thực sự bạn đang muốn truyền tải điều gì thì bạn đang thất bại trong cái việc giao tiếp viết. Thế nên là cần phải đưa ra những cái ý đơn giản. Bạn muốn gì, bạn gạch ra bạn viết thanh từng ý để cho người nghe người ta biết được là thứ nhất, cái văn bản viết này của bạn, mục đích của bạn muốn gì? Và để hoàn thành được cái mục đích đấy của các bạn thì cái người nhận được cái văn bản ấy phải làm gì thì các bạn cần phải diễn đạt được cái nội dung như vậy và sử dụng thuật ngữ thì Vân Phong phải phù hợp như mình vừa có trao đổi.
Done Recognizing Speech Làm việc ở trong công ty thì các bạn cũng sẽ thấy là sẽ có rất là nhiều những cái kênh để giao tiếp khác nhau, ví dụ như là giao tiếp nội bộ của các bạn thì các bạn hoàn toàn là có thể là những sử dụng những cái báo cáo này. Những cái bản ghi nhớ này hoặc là giao tiếp trực tiếp email, thậm chí là học nhóm thuyết trình. Còn khi mà các bạn giao tiếp với các đối tác bên ngoài thì các bạn có thể dùng thư dùng máy phát dùng email hoặc là những cái video của website. Tức là có rất là nhiều cách để các bạn có thể giao tiếp cả trong nội bộ lẫn bên ngoài. Tuy nhiên thì cái theo cái nghiên cứu gần đây nhất mà mình có connect được thực ra nói gần đây nhưng cũng còn lắm đó là 5, 2, 0 lẻ bẩy kìa thì cái phương pháp giao tiếp được yêu thích trong kinh doanh đầu tiên đó là email thứ 2 là gặp trực tiếp thứ 3 là tin nhắn trên giấy thứ tư là hộp thư thoại thì cần càng gần về đây thì cái email lại càng được đánh giá cao hơn. Tại vì nó giải quyết được rất là nhiều những cái bất lợi, những cái. Khó khăn mà nếu mà sử dụng giao tiếp trực tiếp để có thể mang lại. Thế thì bây giờ mình cũng sẽ có một số những cái nội dung liên quan đến như. Điện tử mà mình muốn chia sẻ với các bạn thì trong cái quá trình mà các bạn sử dụng email hay gọi là thư điện tử á thì các bạn cần phải lưu ý đó là. Bạn phải biết được là khi nào thì sử dụng email, thời điểm nào là sử dụng email thích hợp, hoàn cảnh nào là sử dụng email thích hợp, ví dụ như là bạn bạn đang cần có một cái quyết định rất nhanh của sếp để có thể triển khai một cái công. Việc nào đấy thì cái lúc đấy nó là một tình huống gốc, chẳng hạn thì bạn không thể ngồi viết email xong là chờ sếp của bạn kiểm tra email rồi trả lời cho bạn lúc đấy có khi là con bạn mất cả một ngày, vậy thì lúc đấy hãy cầm điện thoại lên và gọi điện cho sếp. À lúc đấy email không phải là hình thức phù hợp để giao tiếp và khi mà trong cái quá trình mà bạn viết email và gửi đi cho bất cứ ai á thì hãy chắc chắn rằng là bạn đã đọc lại trước khi bấm send, vì trong cái quá trình bạn soạn thảo email email hoàn toàn có thể là có những cái lỗi liên quan đến đánh máy hoặc là cái câu cú mà các bạn diễn đạt nó không rõ ràng thì cái lúc các bạn đọc lại là một lần các bạn rà soát lại và chỉnh sửa những cái lỗi đấy vì một cái email được gửi đi rồi thì các bạn không thể lấy lại nó. Thế nên là nó hoàn toàn có thể. Để tạo ra một cái ảnh hưởng xấu cho bạn, đó là người ta có thể nghĩ là bạn là một người cẩu thả trong cái quá trình mà làm việc vì cái email của bạn viết ra cũng cẩu thả, hoặc là cái số liệu các bạn đưa lên đấy nó sai. Ví dụ như là bạn đang cần một cái số liệu số tiền là một tỷ chẳng hạn, bạn gõ nhầm thêm một số không nữa thì cái con số nó hoàn toàn khác. Vậy thì các bạn phải cẩn thận phải lọc lại trước khi bấm nút send đến cái người nhận. Và email thì bắt buộc phải có tiêu đề thư tại vì cái tiêu đề thư giúp cho cái người nhận được email quyết định là có nên đọc email của bạn hay không? Và đọc luôn hay là để đọc xong, nếu mà họ đang bận thế thì cái tiêu đề email của bạn cần phải nêu bật được cái vấn đề mà các bạn đang muốn trao đổi và nó cần phải ngắn gọn, rõ ràng, lịch sự. À và văn phong phải chuyên nghiệp. Trong cái nội dung email ở trong bản thân email của bạn thì các bạn cần phải sử dụng ngôn từ lịch sử và nó phải logic các bạn phải đưa ra được cái điểm chính mà các bạn muốn truyền tải vào cái phần đầu của email á. Nếu mà người đọc email của các bạn mà đọc đến nửa email rồi mà vẫn không hiểu bạn đang nói cái gì thì có thể người ta sẽ dừng cái việc đó qua email và các bạn sẽ không có cơ hội để chuyển tải các thông điệp các bạn muốn nói đâu. Và có một cái lưu ý đó là không được sử dụng biểu tượng cảm xúc trong thư điện tử. Nếu mà các bạn muốn cái thư của mình nó mang tính chất chuyên nghiệp khi mà các bạn sử dụng email với khách hàng và với đối tác thì các bạn cần phải tránh cái này. Còn nếu mà các bạn sử dụng email ở trong nội bộ của các bạn thì cái này nó cũng không ảnh hưởng nhiều lắm. Nếu mà các bạn giao tiếp giữa bạn bè với nhau hoặc là đồng nghiệp với nhau mà cho với một cái công việc nó không cần quá là. Lịch sự, chẳng hạn thì các bạn vẫn có thể dùng biểu tượng cảm xúc, nhưng mà lúc đấy thì nó cần phải có một cái sự. À tức là cái cái mối quan hệ giữa bạn và cái người mà nhận email đấy. Nó cũng phải tương đối gần kết rồi thì các bạn mới nên dùng biểu tượng. À và các bạn không sử dụng tiếng lóng và từ địa phương trong quá trình viết email vì nó thể hiện không thể hiện được cái sự chuyên nghiệp của các bạn. Cần phải hạn chế viết tắt vì đôi khi một cái từ các bạn viết tắt nó sẽ có nhiều nghĩa. Vậy thì nếu mà các bạn viết tắt với cái ý nghĩa này, nhưng cái người nhận email của bạn, các bạn í lại dịch theo một cái khác thì sao? Thông tin của các bạn truyền tải đang bị hiểu sai. Và nhớ là đối với một cái email thì cần phải thưa gửi cảm ơn a. Thứ nhất là nó tạo cho bạn cái sự chuyên nghiệp. Thứ 2 là người ta sẽ cảm thấy thiện cảm hơn khi mà các bạn đấu email thì các bạn có đi hoặc là kính gửi anh chị hoặc là thưa anh chị dưới đó và đến cuối email cho các bạn đưa ra những cái lời cảm ơn cho họ vì họ đã đọc email của bạn và trong cái email thì cần phải có cái chữ ký ở phần cuối email trong đó thì sẽ có tên của bạn này trước vụ này. Có thể có chức vụ hoặc không, nếu mà cái việc cái chức vụ đấy nó không cần thiết, thậm chí là trong cái email cá nhân của các bạn nhá email ở công ty thì chắc chắn là các bạn sẽ có thông tin, chức vụ các thứ đầy đủ, nhưng kể cả email cá nhân các bạn và các bạn sử dụng để làm việc với các đối tác của mình. Nếu mà bạn là một freelancer ấy thì các bạn cũng cần phải có chân chữ ký email có tên của mình, có số điện thoại có địa chỉ email để cái người nhận email của mình ấy, khi mà họ cần liên lạc với mình thì họ đã được cung cấp những cái thông tin cần thiết rồi họ không cần mất công để tìm kiếm nữa. Và như vậy thì kể công việc của bạn cũng sẽ dễ dàng hơn cho chạy hơn. Ở đây mình có một số những cái bức ảnh mà mà mình có muốn nhấn mạnh đối với các bạn, đó là ví dụ như là cái tiêu đề của cái email á thì ở đây bắt các bạn có nhìn thấy là ở cái phần. Mình cài chéo và có cái dấu đỏ của cái bức ảnh đầu tiên thì đây là cái lỗi mà các bạn là sinh viên mới ra trường thường gặp phải, ví dụ như là khi mà các bạn mới ra trường, các bạn đi làm cho một doanh nghiệp và được quản lý yêu cầu làm một cái báo cáo, chẳng hạn thì các bạn lại thường ghi nội dung tiêu đề là em gửi báo cáo ạ. Tức là các bạn sẽ nghĩ rất là đơn giản thôi, đó là ok, chị giao cho em làm báo cáo mà xong rồi thì bây giờ em gửi lại cho chị, tuy nhiên thì cái với cái. Tiêu đề như vậy thì cái người đọc email sẽ cảm thấy rất là buồn cười. Người ta sẽ đánh giá năng lực của các bạn và thậm chí là nếu mà các bạn đi xin việc mà các bạn ghi tiêu chí, tiêu đề email á là em gửi chị ah hay em gửi chị b. Chẳng hạn thì lúc đấy người ta cũng sẽ không mở email của bạn đâu. À phần lớn là như vậy. Và trong cái thân email thì như mình nói lúc trước, đó là các bạn cần phải có lời chào và cần phải có lời cảm ơn. Để thể hiện cái sự tôn trọng đối với người nghe và cũng làm cho cái email của bạn chuyên nghiệp hơn và. À có một cái nữa mà mình cũng muốn các bạn lưu ý, đó là trong cái quá trình mà các bạn làm việc ấy thì có thể là các bạn sẽ nhận được một cái email từ ai đó và và các bạn muốn fort worth cái email đấy đến một cái bên tự một cái đối tượng thứ 3 thì lúc đấy, các bạn phải lưu ý rằng là các bạn fort worth như thế thì ở trên cái tiêu đề email mới các bạn chuẩn bị fire đi ấy, nó sẽ có chữ viết tắt của chữ for quận và chị ạ. ENGI á thì lúc đấy các bạn cần phải xóa cái đấy đi, vì nếu các bạn cứ phẫu thuật nhiều lần phẫu thuật nhiều lần thì có thể là có cái chữ. Nó quất đấy, nó sẽ lặp lại rất là nhiều lần làm cho cái email đấy. Thứ nhất là nó không đẹp mắt. Thứ 2 là những cái người khác biết được đấy là một cái email for work thì người ta cũng thấy là không. Người ta cũng có thể không happy nếu mà cái email đấy lại là một cái email cảm ơn hoặc là một cái email chúc mừng gì đó mà người ta thấy là hình như là bạn lấy ở đâu đó bạn file word chứ không phải là tự bạn tạo ra thì người ta cũng sẽ không có đánh giá cao bạn. Thế nên là khi mà các bạn fort worth một cái email thì cần phải chỉnh sửa cái tiêu đề và ở phần dưới nhá về nội dung của email ấy. Thế các bạn không cần phải xóa đi những cái phần mà người ta thể hiện. Cái email đấy là email for work nhá. Các bạn cần phải lưu ý cái này cái này nó chính là một cái yếu tố thể hiện sự lịch sự và cũng là một cái mà nhiều người mắc lỗi mà không biết là mình đang mắc lỗi. Các bạn lưu ý giúp mình. Thì ở đây mình có một cái email, ví dụ để các bạn có thể nhìn thấy đó là để làm, để viết một cái email thì các bạn cần. Thứ nhất là cần có một cái tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn, rõ ràng nhưng toát lên được cái mục đích à? Các bạn phải email này là gì? Và ở trên phần đầu email thì đương nhiên sẽ là phải thưa gửi rồi. Ví dụ, trong trường hợp này mình nhận được một cái email từ cái bộ phận nhân sự của một trung tâm tiếng anh thì người ta sẽ ghi là thân gửi bạn Nguyễn Thị Ngọc. Giờ đây các bạn nếu mà các bạn biết được rằng là cái đối tượng mà nhận email là một người trẻ thì các bạn hoàn toàn có thể gửi ghi như vậy. Còn nếu mà các bạn cần tôn trọng cái người mà các bạn gửi email á và nghĩ rằng là họ nhiều tuổi hơn thì cải cách tốt nhất mà các bạn nên viết đó là bia, anh chị hoặc là. Ờ hoặc là các bạn có thể là qiaqia swam icham cái gì đó thì à? Cái việc như vậy nó sẽ tránh cho cái trường hợp, đó là nếu chẳng may cái người nhận email của bạn là một người nhiều tuổi thì người ta không bị cảm thấy phật lòng về cái chào hỏi của các bạn và cái phần đầu email thì. Nó cũng toát lên được cái mục đích của cái email này là làm gì và người ta cũng sẽ đưa ra cho mình toàn bộ những cái hướng dẫn là mình cần phải làm gì đối với cái nội dung email như thế này theo đúng các bước khác nhau và cuối trận email thì có cái chân chữ ký để mình biết rằng là nếu mà mình có bất cứ một câu hỏi nào thì mình có cái thông tin của người mình cần liên hệ để mình có thể gọi điện hoặc là gửi email thì đây là cái việc mà các bạn cần phải lưu ý trong quá trình viết email để người nhận email có thể là muốn. Tiếp tục làm việc với mình hoặc là đánh giá mình cao. Thì ở đây mình cũng có một cái mail nữa. Các bạn có thể nhìn thấy đáy ở số một này sẽ là tiêu đề của email này ở số 2 thì là sẽ đưa ra cái mục đích của email là gì?
Thứ 3 đó là mình họ có đưa ra cho mình một cái hướng dẫn thực hiện thứ tư, đó là cái chân chữ ký.